Aktivitätstyp erstellen
Für die Erstellung von Aufgaben muss ein Aktivitätstyp vorhanden sein. Dieser kann mit dem Menüpunkt neuer Aktivitätstyp erstellt werden.
1 Menüband
OK / Abbrechen - Mit OK wird die Aufgabe erstellt. Mit Abbrechen wird die erfasste Aufgabe nicht gesichert.
Icon Zuordnen - Zuordnung eines Icons auf dem Aktivitätstyp
Ereignis hinzufügen/löschen - Ereignis kann zum Aktivitätstyp hinzugefügt/gelöscht werden. Die Ereignisse sind vorgegeben.
Kategorie löschen - Löscht die erfasste Kategorie aus dem Aktivitätstyp
Vorlage bearbeiten - Mit diesem Menüpunkt können die Vorlagen der Kategorien bearbeitet werden. Die Eingabe der Vorlagen wird auf der Aufgabe im Bereich der Beschreibung hinzugefügt.
2 Aktivitätstyp
Bezeichnung - Name der Aktivität
Aktivität - Selektierung der Art des Aktivitätstyp
Auwählbar und Inaktiv - Der Aktivitätstyp ist standardmässig auswählbar. Dies bedeutet er erscheint beim Erstellen einer Aufgabe als Auswahl. Ebenfalls kann ein Aktivitätstyp Inaktiv gesetzt werden. Ein inaktiver Aktivitätstyp zählt nicht mehr zur Lizenz. Somit kann beim Erreichen der lizenzierten Aktivitätstypen (Anzahl) auch ein Aktivitätstyp Inaktiv gesetzt und ein Neuer erstellt werden.
Symbol - Das Symbol dient zur Wiedererkennung eines Aktivtätstyp. Das Symbol kann frei eingetragen werden. Bei der Erstellung einer Aufgabe wird anschliessend noch eine Nummerierung vorgenommen (Symbol-Nummerierung).
Fällig am (Standard) - Standard der Fälligkeit für die Aufgaben mit dem jeweiligen Aktivitätstyp
3 Verknüpfungen
Die Aktivitätstypen können mit verschiedenen Daten aus dem mySORBA verknüpft werden. Dies ist für die Ereignisse sowie Informationen der Aufgabe notwendig. Die Verknüpfungen können andere verknüpfte Werte übersteuern.
Beispiel Werte übersteuern:
Wird auf einer Aufgabe eine x-beliebige Adresse gewählt und anschliessend einen Debitorenbeleg, welcher nicht von dieser Adresse stammt, fügt das Activity automatisch die hinterlegte Adresse des Debitorenbeleges ein. Dies kann auch bei anderen Verknüpfungswerten der Fall sein.
Verknüpfungsmöglichkeiten: Liegenschaft, Projekt, Adresse, Bezugsperson, Anlage, Personal, Debi-Beleg, Kredi-Beleg, Tagesrapport, Stundenkarte und Unterhalt-Aufgabe
4 Kategorien
In diesem Fenster werden die Kategorien erfasst. Dazu einfach den Namen der Kategorie eingeben. Es besteht die Möglichkeit einen Standard zu setzen, welcher bei der Auswahl des Aktivitätstyp innerhalb der Aufgabe direkt eingefügt wird. Zudem soll der Haken "Auswählbar" für die Verfügbarkeit der Kategorie innerhalb der Aufgabe gesetzt sein. Für die Kategorie kann ebenfalls ein Icon hinzugefügt werden.
5 Ereignisse zum Erstellen von Aufgaben
Zeigt das Ereignis, welches auf dem Aktivitätstyp hinterlegt ist, sowie die Informationen dazu. Innerhalb dieses Bereiches wird auch die Zusammenfassung angezeigt. Diese entspricht standardmässig der Bezeichnung des Aktivitätstyp. Die Zusammenfassung für die zukünftige Aufgabe kann auch variabel sein. Ist keine Zusammenfassung vorhanden, können aus anderen Modulen keine Aufgaben über das Ereignis erstellt werden.
Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich die Zusatzinfos pro Aktivitätstyp zu definieren. Somit können pro Aktivitätstyp verschiedene Informationen von den Verknüpfungen angezeigt werden.
Dazu ist es notwendig zuerst den Aktivitätstyp zu erstellen. Ist dieser erstellt, erscheint im Bearbeitungsdialog der Menüpunkt "Stämme / Zusatzinfos".
Anschliessend kann die entsprechende Verknüpfung gewählt und die Zusatzinfos mit Bearbeiten definiert werden. Möchte man für eine Verknüpfung wieder die globalen Zusatzinfos anzeigen lassen, kann der entsprechende Tabellen-Typ fokussiert und der Menüpunkt "Zurücksetzen" ausgeführt werden. Wird für einen Tabellen-Typ keine Konfiguration vorgenommen, wird nach wie vor die globale Konfiguration verwendet.
Die Anleitung für die Stämme und Zusatzinfos befindet sich unter: Stämme Zusatzinfos
Neuerung "Stämme / Zusatzinfos pro Aktivitätstyp anzeigen" ab Version 23.2Ereignis zum Aktivitätstyp hinzufügen
Ereignisse können auf dem Aktivitätstyp hinterlegt werden. Dazu steht eine grosse Liste verschiedener Ereignisse zur Verfügung. Das Hinzufügen geschieht über den Menüpunkt Ereignis hinzufügen.
Die Liste enthält Ereignisse vom ganzen mySORBA. Mit dem Menüpunkt "OK" wird das Ereignis in den Aktivitätstyp übernommen.
Folgende Ereignisse stehen zur Verfügung:
- DevisQuick --> Rechnung gedruckt
- DevisQuick --> Offerte gedruckt
- DevisQuick --> Devis gedruckt
- DevisQuick --> Auftragsbestätigung gedruckt
- DevisQuick --> Rechnung verbucht
- Einkauf --> Submission erstellt
- KFM-Debi --> Mahnung visieren
- KFM-Debi --> Mahnung gedruckt
- KFM-Kredi --> Sammelausdruck Belege
- Kleinrechnung --> Kleinrechnung gedruckt
- Kleinrechnung --> Kleinrechnung verbucht
- Lohn --> Lohnabrechnung gedruckt
- Lohn --> Lohnausweis gedruckt
- MaterialQuick --> Rechnung gedruckt
- MaterialQuick --> Rüstschein gedruckt
- MaterialQuick --> Lieferschein gedruckt
- MaterialQuick --> Interne Rechnung gedruckt
- MaterialQuick --> Anfrage gedruckt
- MaterialQuick --> Bestellung gedruckt
- MaterialQuick --> Rechnung verbucht
- PflanzQuick --> Faktura gedruckt
- PflanzQuick --> Faktura detailliert gedruckt
- PflanzQuick --> Rapport gedruckt
- PflanzQuick --> Faktura verbucht
- ProjektQuick --> Akonto-Rechnung gedruckt
- ProjektQuick --> Akonto-Rechnung verbucht
- RegieQuick --> Faktura gedruckt
- RegieQuick --> DFaktura detailliert gedruckt
- RegieQuick --> Rapport gedruckt
- RegieQuick --> Wochenrapport gedruckt
- RegieQuick --> Faktura verbucht
- Ressourcenplanung --> Absenz beantragt
- Stundenkarte --> Stundenkarte gedruckt
- Tagesrapport --> Rapport gedruckt
- Regierapport --> Regierapport gedruckt
- Unterhalt --> Rechnung gedruckt
- Unterhalt --> Rapport gedruckt
- Unterhalt Regierapport gedruckt
- Unterhalt --> Rechnung verbucht
- Visumskontrolle --> Beleg bereit zur Visierung
Nun ist das Ereignis in der Liste der Aktivität. Dort kann eine Kategorie für das Ereignis selektiert werden.
Bei einem Ereignis kann ein automatischer Übergang definiert werden. Ist ein automatischer Übergang definiert, wird dieser nachdem Erstellen der Aufgabe direkt ausgeführt. Somit kann beispielsweise eine Rechnung direkt, nachdem Erstellen der Aufgabe per E-Mail versendet werden.
Ebenfalls kann ein Übergang vom Workflow hinzugefügt und eine Zusammenfassung eingetragen werden. Die Zusammenfassung kann als fester Text oder als eine Variable eingetragen werden.
Im Rahmen dieser Neuerung wird die Bezugsperson an das Activity übertragen. Diese ist somit direkt auf der Aufgabe vorhanden, wenn über ein Ereignis eine Aufgabe erstellt wird.
Dabei ist zu beachten, dass die Bezugsperson auf der Rechnung exakt gleich lauten muss, wie die Bezugsperson in der Tabelle vorhanden ist. Wird die Bezugsperson auf der Rechnung manuell angepasst, kann die Bezugsperson nicht übergeben werden.
Dazu einfach die entsprechende Bezugsperson über die Auswahl wählen.
Danach kann das Ereignis ausgelöst werden. Es wird eine Aufgabe im Activity mit der entsprechenden Bezugsperson erstellt.
Sobald der Aktivitätstyp fertiggestellt ist, erscheint das Fenster für die Definition des Workflows. Siehe Artikel: Workflows
Muss-Felder
Auf den Aktivitätstypen können auch Muss-Felder definiert werden. Dazu stehen alle Felder einer Aufgabe zur Verfügung. Die Muss-Felder sind auswählbar. Dazu auf einem Aktivitätstyp den Reiter Muss-Felder öffnen.
Anschliessend kann das gewünschte Feld in einem Dropdown-Menü ausgewählt werden.
So bald Muss-Felder definiert wurden, werden diese beim Speichern einer Aufgabe überprüft. Eine Aufgabe wird auch beim Ausführen eines Übergangs gespeichert. Dementsprechend werden auch dort die definierten Felder geprüft.
Beim Feld "Beschreibung" verhält sich dies etwas anders. Dort kann ein Übergang oder eine Aufgabe auch erstellt werden, wenn der Wert im Feld wieder gelöscht wird. Dies hat mit der Erkennung von Bildern zu tun. Dies bedeutet: Sobald das Feld Beschreibung einmal ausgefüllt wurde, kann die Aufgabe erstellt oder der Übergang ausgeführt werden.
Berechtigungen
Auf einem Aktivitätstyp können, wie in der Benutzerverwaltung vom Activity Berechtigungen hinterlegt werden. Die Berechtigungen auf dem Aktivitätstyp unterscheiden sich etwas mit den Berechtigungen der Benutzerverwaltung.
Die Berechtigung des Aktivitätstyp bezieht sich nur auf den Verlauf, Aufgaben mit Verbindungen, die einfache sowie die erweiterte Suche.
Hat somit ein Benutzer keine Berechtigung in der Benutzerverwaltung sieht er die Aufgaben von anderen Benutzern in den Bereichen Meine Aufgaben, Meine erstellten Aufgaben und Aufgaben in meiner Verantwortung nicht.
Er sieht die Aufgaben nur im Verlauf, der einfachen sowie erweiterten Suche und aus anderen Modulen, welche eine Verbindung (Verknüpfung) zu diesem Aktivitätstyp haben. Die Berechtigung auf dem Aktivitätstyp schliessen private Aufgaben aus.
Die Einstellung dazu befindet sich bei der Erstellung des Aktivitätstyps. Dazu den Bereich Berechtigung anklicken.
Hier können Berechtigungen für einzelne Benutzer sowie für Gruppen erteilt werden.
Hinweis:
Um eine Berechtigung auf einer Gruppe zu setzen, muss das Feld mySORBA-Gruppe in der Benutzerverwaltung verwendet werden. siehe auch Artikel: mySORBA-Gruppe
Beispiel:
Benutzer Activity 1 gehört zur Gruppe "AdminGruppe".
Benutzer Activity 2 gehört zur Gruppe "Kalkulatoren".
Auf dem Aktivitätstyp wird die Berechtigung für die Gruppe "AdminGruppe" erteilt. Ebenfalls besitzt der Typ eine Verknüpfung zum ProjektQuick.
Danach erstellt Benutzer Activity 2 eine Aufgabe mit diesem Aktivitätstyp.
Der Benutzer Activity 1 sieht die Aufgaben in den Bereichen Meine Aufgaben, Meine erstellten Aufgaben und Aufgaben in meiner Verantwortung nicht.
Da er aber die Berechtigung des Aktivitätstyp besitzt, sieht er die Aufgaben im Verlauf, in den Suchen und in der Verknüpfung des Projektes (Aufgaben aus anderem Modul öffnen).
Im Rahmen dieser Neuerung wurde auf dem Aktivitätstyp die Einstellung "Aufgaben: Nur Lesen (ausser Ersteller)" eingepflegt. Die Einstellung kann auf dem Aktivitätstyp unter Berechtigungen/Allgemein gesetzt werden.
Ist der Haken gesetzt, kann nur noch der Ersteller die Aufgabe bearbeiten und Übergange ausführen. Der Verantwortliche selbst und die Benutzer, welche die Aufgabe sehen dürfen, können keine Anpassungen vornehmen. Diese Benutzer können nur Kommentare erfassen, die Aufgabe drucken und Schliessen. Sie haben auch nur diese Menüpunkte zur Verfügung.
Das "Feld Verantwortlicher" innerhalb einer Aufgabe kann gesperrt werden. Ebenfalls ist es möglich das Feld für gewählte Benutzer freizugeben. Dies kann pro Aktivitätstyp definiert werden.
Dazu einfach den gewünschten Aktivitätstyp öffnen und unter "Berechtigungen" den Haken bei "Aufgaben: "Verantwortlicher sperren, ausser:" setzen.
Unterhalb der Einstellung kann das Feld für spezifische Benutzer freigeben werden. Der Benutzer kann einfach über die Auswahl selektiert werden.
Nun kann nur noch der Benutzer "Bauführer 1" den Verantwortlichen ändern. Bei anderen Benutzern ist das Feld aus gegraut und kann nur gelesen werden.
Hinweis:
Das Ändern des Verantwortlichen über eine Aktion ist nach wie vor möglich.
Mit der neuen Funktionalität der "Stati" können Aufgaben ohne ein Ereignis erstellt werden.
Die Anleitung für die Projektstati befindet sich unter: Projektstati
Für diese Aufgaben fehlt nun die Definition der Kategorie sowie der Zusammenfassung. Dies kann auf dem Aktivitätstyp selbst eingestellt werden. Dazu den gewünschten Aktivitätstyp öffnen und den Reiter "Externe Module" ansteuern. In diesem Bereich können die beiden Werte definiert werden.
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Nächster Artikel: 5.1.2. Triggers auf Aktivtätstypen hinterlegen
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