11.27. Avisierung im Unterhalt – Bereich Activity - Activity - Modulanleitung

Allgemein (Aufgaben manuell vom Unterhalt generiert)

Im Grundsatz ist die Activity Einrichtung für die Avisierung identisch wie für die anderen Ereignisse. 
Hier wird der Teil im Activity-Modul beschrieben. Die Anleitung für den Bereich des Unterhaltes befindet sich hier: Avisierung im Unterhalt

In erster Linie muss das neue Ereignis "Terminavisierungen (Unterhalt)" in den Einstellungen aktivieren werden. 
Danach einen neuen Aktivitätstyp erstellen und das Ereignis zuweisen. Danach kann der Standard-Workflow geladen werden. Dieser deckt sämtliche Avisierungstypen (SMS, E-Mail, Brief, Anruf) ab. Dieser enthält vordefinierte Prioritäten, Bedingungen und Aktionen. Die Prioritäten sind bei den Übergängen definiert. Entscheidend ist der bei der Adresse definierte Avisierungstyp. 

Priorität 1 - Die Avisierung erfolgt per E-Mail. Dabei verwendet das Activity standardmässig die E-Mail-Adresse aus den zusätzlichen Daten. 

Priorität 2 - Die Avisierung erfolgt per SMS. Der Absender ist dabei stets die Nr "+41 79 799 41 56". Der Absender lässt sich derzeit nicht ändern. 

Priorität 3 - Das PDF drucken und per Post versenden. 

Priorität 4 - Der Kunde wird telefonisch benachrichtigt. Anschliessend wird die Aufgabe geschlossen (manueller Übergang).

Soll die Unterteilung sowie E-Mail- und SMS-Versand automatisch erfolgen, kann beim Status "Zur Avisierung bereit" per Rechtsklick auf ‚Bearbeiten der Haken bei "Automatischer Übergang forcieren" gesetzt werden. 

Innerhalb der Aufgabe selbst gibt es auch einige Punkte zu berücksichtigen. Das "Fällig am" Datum inkl. Startzeit  ist mit dem vom Unterhalt identisch. Zudem befindet sich die anstehende Arbeit in der Beschreibung der Aufgabe. Folgende Informationen inkl. Schlüssel stehen in den zusätzlichen Daten zur Verfügung:

• GRNR --> Gruppennummer
• GRTEXT --> Gruppe 2
• LIEGNR --> Liegenschaftsnummer
• LIEGDESCR --> Liegenschaftsbeschreibung
• AUFTR_NR --> Auftragsnummer
• PRJDESCR --> Projektbeschreibung
• STRASSE --> Strasse
• PLZ --> Postleitzahl
• ORT --> Ortschaft
• FAELLIGAM --> Fälligkeitsdatum (Aufgabe Unterhalt)
• GEPLSTD --> 0
• BTIME --> Startzeit der Aufgabe (Unterhalt)
• ETIME --> Ende der Aufgabe (Unterhalt)
• Avisierungstype --> Art der Avisierung (Zahl)
• AvisierungsTypeBez --> Art der Avisierung (Text)
• BP_OR_ADR_MOBILE --> In erster Linie wird die Telefonnummer von der Bezugsperson der Projekt-Adresse angesteuert. Ist keine Bezugsperson vorhanden oder das Feld "Natel" leer, wird die Telefonnummer der Projekt-Adresse verwendet. Hier handelt es sich ebenfalls um das Feld "Natel".
• BP_OR_ADR_EMAIL --> In erster Linie wird die E-Mail von der Bezugsperson der Projekt-Adresse angesteuert. Ist keine Bezugsperson vorhanden oder das Feld "EMAIL" leer, wird die E-Mail der Projekt-Adresse verwendet. Hier handelt es sich ebenfalls um das Feld "EMAIL".

Automatisierte Funktionalität 

Die Aufgabengenerierung für die Avisierung kann auch automatisch erfolgen. Dazu kann im Activity die Automatisierte Funktion verwendet werden. Diese befindet sich unter dem Bereich Extras. 

Mit der Funktion "Neue Funktion" erstellt man einen neuen Automatismus. Damit dieser auf die Avisierung der Unterhaltsarbeiten abzielt, kann bei "..."  die Funktion Avisierungen erstellten ausgewählt werden. Dabei gelten die gleichen Regeln, die in den Unterhaltseinstellungen konfiguriert worden sind. 

Prinzipiell kann damit der komplette Avisierungsprozess automatisiert ablaufen. Die Anleitung zum Teil des Unterhalts befindet sich hier: Avisierung im Unterhalt