Sollzeiten-Tabelle
Die Verteilung der Soll-Zeiten über die ganze Firma oder über bestimmte Lohnkategorien resp. Lohnklasse (sofern definiert) erfolgt im Personalstamm. Gehen Sie wie folgt vor:
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Wechseln Sie ins Addin Personalstamm
Personalzuordnung anzeigen
Neu kann das Personal in Hierarchien und Abteilungen unterteilt werden. Die Personalzuordnungen dienen als Personalfilter und schränken die Daten die dem Anwender zur Verfügung stehen im mySORBA-Workspace-Tagesrapport, sowie in den Apps "SORBA Rapport", "SORBA Leistung" und "SORBA Zeit" ein.
Hierfür steht im Personalstamm sowie im Tagesrapport und der Stundenkarte die Funktion "Fenster -> Personalzuordnungen anzeigen" zur Verfügung:
Register "Hierarchien" (1)
Im Register "Hierarchien" können im linken Bereich (1) die gewünschten Hierarchien eingegeben werden. Im Feld Sortierung wird definiert, welche Hierarchie die höchste ist, welche die zweithöchste ist.. etc. Die Hierarchie mit der Sortierung "1" stellt dabei die höchste Hierarchiestufe dar.
Wichtig:
Damit in den Abteilungen Personal zugewiesen werden kann, wird mindestens eine Hierarchie benötigt.
Tipp: Neue Hierarchien hinzufügen oder bestehende Hierarchien löschen kann man nur über "Personalzuordnung anzeigen" im Personalstamm. Im Tagesrapport und in der Stundenkarte können lediglich den bestehenden Hierarchien neues Personal hinzugefügt oder bereits vorhandene gelöscht werden.
Im rechten Bereich (2) kann das Personal der gewünschten Hierarchie hinzugefügt werden. Es stehen sämtliche Daten aus dem Personal-, sowie dem Temporärstamm zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter kann nur einer Hierarchie hinzugefügt werden.
- Auswirkung der Hierarchie auf das verfügbare Personal
Die Hierarchien können unabhängig von den Abteilungen (auf diese wird später eingegangen) als Personalfilter eingesetzt werden. Massgebend für das Personal, das angezeigt wird, ist der Mitarbeiter der in der Benutzerverwaltung dem Benutzer zugewiesen ist, mit welchem man sich in mySORBA-Workspace bzw. den Apps anmeldet. Für einen Mitarbeiter der einer Hierarchiestufe zugewiesen ist, sind nur noch die Mitarbeiter derselben Hierarchiestufe oder einer niedrigeren Hierarchiestufe (1 ist das höchste, 2 ist eins niedriger usw...) verfügbar.
Beispiel:
In der Benutzerverwaltung ist dem User "admin" der Suchname "Gerber Peter (AD)" hinterlegt:
In den Hierarchien ist der Mitarbeiter "Gerber Peter (AD)" der Hierachie "Kader" zugeteilt. Der User "admin" darf nun also alle Personalstammdaten sehen, die in der Hierarchie "Kader" und "Angestellte" hinterlegt sind.
Hierarchie "Kader":
Hierarchie "Angestellte":
Die Personalauswahl im Tagesrapport sieht für den User "admin" nun so aus:
Personal via Auswahlliste hinzufügen
Die Mitarbeiter können den Hierarchien und Abteilungen neben den Drop-Down-Feldern im Personalbereich auch über den Menüpunkt "Personal wählen" hinzugefügt werden. Dazu muss die gewünschte Hierarchie oder Abteilung selektiert und anschliessend unter Fenster der Menüpunkt "Personal wählen" geöffnet werden:
Es öffnet sich der Personalstamm inkl. der temporären Mitarbeitern:
Die benötigten Mitarbeiter markieren (Haken wird gesetzt) und das Fenster schliessen. Die ausgewählten Mitarbeiter werden in die zuvor selektierte Hierarchie/Abteilung übernommen:
Wird "Personal wählen" von einer Hierarchie/Abteilung aus geöffnet, welche bereits Mitarbeiter hinterlegt haben, dann sind diese Mitarbeiter in der Auswahlliste bereits markiert (Haken gesetzt):
Somit werden diese direkt wieder übernommen. Wird der Haken entfernt, wird der Mitarbeiter aus der Hierarchie/Abteilung entfernt.
Neuerung "Personalzuordnung: Personal via Auswahlliste hinzufügen" ab Version 22.1Register "Abteilungen" (2)
Wichtig:
Die Abteilungen bauen auf die Hierarchien auf.
Das heisst, es muss in jedem Fall mindestens eine Hierarchie erstellt worden sein, mit dem Personal, welches man in den Abteilungen zuweisen möchte.
Im Register "Abteilungen" können im linken Bereich (1) die gewünschten Abteilungen eingegeben werden.
Tipp: Neue Abteilungen hinzufügen oder bestehende Abteilungen löschen kann man nur über "Personalzuordnung anzeigen" im Personalstamm. Im Tagesrapport und in der Stundenkarte können lediglich den bestehenden Abteilungen neue Personal-/Temporärstammdaten hinzugefügt werden oder bereits vorhandene gelöscht werden.
Im rechten Bereich (2) kann das Personal der gewünschten Abteilung hinzugefügt werden. Es stehen sämtliche Daten aus dem Personal-, sowie dem Temporärstamm zur Verfügung. Im Gegensatz zu den Hierarchien darf derselbe Mitarbeiter in mehreren Abteilungen vorkommen.
- Auswirkung der Abteilungen auf das verfügbare Personal
Die Abteilungen setzen voraus, dass derselbe Suchname, der in den Abteilungen erfasst wird, auch in den Hierarchien erfasst wurde. Der Abteilungsfilter filtert das verfügbare Personal, welches aufgrund des Hierarchiefilters noch zur Verfügung steht, weiter ein. Das folgende Beispiel geht wieder von denselben Benutzerverwaltungs -und Hierarchie-Einstellungen aus, wie im obigen Beispiel zu den Hierarchien.
In den Abteilungen ist der Mitarbeiter "Gerber Peter (AD)" der Abteilung "Einkauf" zugeteilt. In den Abteilungen "Verkauf" und "Administration" ist dieser nicht hinterlegt.
Abteilung "Einkauf":
Dies bedeutet in diesem Beispiel also, dass der User "admin" aufgrund von Hierarchie -und Abteilungsfilter die Mitarbeiter "Gerber Peter (AD)" / "Meier Ursula (AD)" / "Ottolini Pietro (H&T)" sehen darf.
Die Personalauswahl im Tagesrapport sieht für den User "admin" nun so aus:
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die Berechtigung zur Auswahl der Mitarbeiter in der Personalzuordnung aus dem Tagesrapport und der Stundenkarte eingeschränkt.
Damit die Editierung der Mitarbeiter aus den beiden Modulen künftig noch funktioniert muss das Recht "Stunden abschliessen" in der Benutzerverwaltung gegeben sein. Das Recht befindet sich in der Eingabemaske unter Kaufm. Rechte.
Ist der Haken gesetzt, können die Mitarbeiter wie bis anhin über die Personalzuordnung ausgewählt werden.
Ist der Haken nicht gesetzt, kann keine neue Zeile generiert und folglich auch kein Mitarbeiter ausgewählt werden.
Stundenkarten-Einschränkung (Alt. SK Einsch.)
Hiermit kann individuell definiert werden, auf welche Stundenkarten ein Mitarbeiter Zugriff haben darf.
Dies kann entweder als "alleinige" Einstellung angewendet werden, oder in Ergänzung zur bereits bestehenden Personalzuordnung.
- Im linken Bereich werden die zu definierenden Mitarbeiter ausgewählt.
- Im rechten Bereich werden die Mitarbeiter ausgewählt, auf welche der in der linken Seite ausgewählte Mitarbeiter Zugriff haben darf.
- Der im Linken Teil ausgewählte Mitarbeiter hat immer Zugriff auf seine eigene Stundenkarte, er muss im rechten Bereich nicht ausgewählt werden.
Hinweis
Die Stundenkarten-Einschränkung übersteuert bestehende Personalzuordnungen für die Stundenkarte!
Personalzuordnung / Stundenkarten-Einschränkung - Praxisfälle / Tipps
Jedes Personal soll nur sich selber sehen und rapportieren können
- Mindestens eine Hierarchie oder mehrere Hierarchien mit derselben Sortierung erstellen.
Hinweis: Das Personal muss in der Hierarchie vorhanden sein, damit die Abteilungen überhaupt greifen. Wo ist aber für diese Anwendung des Filters egal. - Jedes Personal welches man so einfiltern möchte entweder der einen oder den verschiedenen Hierarchien zuweisen.
- Für jedes Personal eine eigene Abteilung erstellen (Sortierung egal) und dieses dann da, einzeln pro Abteilung, hinzufügen.
Teams sollen nur sich selber aber den Teamleiter nicht rapportieren können
Dafür benötigt es entsprechend Hierarchien und Abteilungen.
- Teamleiter-Hierarchien erstellen mit jeweils derselben Sortierung, zum Beispiel 1.
- Team-Hierarchien erstellen mit jeweils derselben Sortierung aber in der Hierarchiestufe tiefer, zum Beispiel 2.
- Team-Abteilungen erstellen, die Sortierung spielt keine Rolle.
- Teamleiter und Teammitglieder jeweils in die gleiche Team-Abteilung legen.
Das muss über Hierarchien und Abteilungen gelöst werden, da wenn nur Hierarchien verwendet werden, dürften jeweils die Teamleiter alle Mitarbeiter derselben und der unteren Stufe rapportieren können.
Man will aber nur das eigene Team und das geht dann nur mit der Erweiterung in den Abteilungen.
Teams sollen nur sich selber und den Teamleiter rapportieren können
Dafür benötigt es entsprechend Hierarchien und Abteilungen.
- Team-Hierarchien erstellen mit jeweils derselben Sortierung, zum Beispiel 1.
- Team-Abteilungen erstellen, die Sortierung spielt keine Rolle.
- Teamleiter und Teammitglieder jeweils in die gleiche Team-Abteilung legen.
Das muss über Hierarchien und Abteilungen gelöst werden, da wenn nur Hierarchien verwendet werden, dürften jeweils alle Mitarbeiter derselben und der unteren Stufe rapportieren können.
Man will aber nur das eigene Team und das geht dann nur mit der Erweiterung in den Abteilungen.
Mitarbeiter / Teams sollen übergreifend rapportieren können aber nur bestimmte Stundenkarten einsehen können
Dies kann in Kombination mit der "Stundenkarten-Einschränkung" gelöst werden.
- Unter "Stundenkarten-Einschränkung" wird individuell definiert, welcher Mitarbeiter welche Stundenkarte einsehen darf.
Hierauf hat die Zuteilung der Hierarchien / Abteilungen keinen Einfluss.
Mitarbeiter welche hier nicht definiert werden, haben das Personal gemäss der Personalzuordnung zur Verfügung.
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Variante A - es darf auf alle Mitarbeiter rapportiert werden
Hier einfach keine Personalzuordnungen definieren.
Variante B - Nur bestimmte Mitarbeiter dürfen rapportiert werden
Hier kann eine Kombination aus Hierarchien und Abteilungen gewählt werden.
Die einfachste Variante ist, 1. eine Hierarchie erstellen mit jedem Personal das sich und die entsprechend anderen Rapportieren darf.
Variante C - Teams dürfen nur bestimmte Mitarbeiter rapportieren
Hier sollte eine Kombination aus Hierarchien und Abteilungen gewählt werden.
1. Hierarchie(n) erstellen. Sollten mehrere Hierarchien gewählt werden, sollten die Teams jeweils dieselbe Sortierung haben.
2. Verschiedene Teams in den Abteilungen erstellen und die Mitarbeiter zuweisen.
-> Achtung, sobald ein Mitarbeiter im Team ist, darf er immer alle Mitarbeiter vom entsprechenden Team rapportieren.
ISAB Mitarbeiter Export
Mit dem ISAB Mitarbeiter Export kann das Personal aus dem mySORBA in ein Excelfile exportiert werden, welches anschliessend auf dem ISAB-Portal eingelesen werden kann.
Im Personal-Stamm steht unter dem Register "Drucken" der "ISAB Mitarbeiter Export" zur Verfügung:
Dieser öffnet eine Auswahlliste mit allen Mitarbeitern:
Um nur die benötigten Mitarbeiter zu exportieren, steht eine Filterfunktion zur Verfügung:
Für den anschliessenden Export werden nur Mitarbeiter berücksichtigt, welche unter "Auswahl" einen Haken gesetzt haben:
Dieses Excelfile lässt sich auf dem ISAB Portal einlesen.
Neuerung "ISAB Mitarbeiter Export" ab Version 20.1Personallisten in Excel
Mit diesem Ausdruck können individuelle Personallisten zusammengestellt und ins Excel exportiert werden. Dafür stehen sämtliche Personaldaten zur Verfügung.
Wird der Ausdruck gestartet muss als erstes ein Stichdatum gewählt werden. Die Personaldaten werden aufgrund des angegebenen Stichdatums bezogen:
Für die Auswertung "Personallisten in Excel" kann ein Vorfilter getroffen werden: Daten ab "Aktuelle Ansicht", "Alle Mitarbeiter", "Alle aktiven Mitarbeiter", "Alle inaktiven Mitarbeiter". und "Angestellt per Stichtag".
Neuerung "Personallisten in Excel - Vorfiltermöglichkeiten für die Ausgabe" ab Version 24.1Anschliessend öffnet sich folgendes Auswahlfenster:
Hier kann die Personalliste nun wie gewünscht zusammengestellt werden. Um weitere Felder hinzuzufügen, steht der Menüpunkt "Feldliste" zur Verfügung. Das neu benötigte Feld einfach mittels Drag&Drop in den Bereich der Spaltenüberschrift ziehen:
Die Mitarbeiterliste kann zudem gefiltert werden. Dafür steht die Filterzeile zur Verfügung:
Für komplexere Filterabfragen kann über das Kontextmenü (Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift) "Filter bearbeiten" gewählt werden:
Die zusammengestellte Personalliste lässt sich ausserdem mittels "Einstellungen speichern" sichern und kann jeder Zeit über "Einstellungen laden" wieder bezogen werden.
Die Personalliste wird mit dem Menüpunkt "Excel-Export" aufbereitet:
Vorlagen speichern und laden
Für den Ausdruck "Personallisten in Excel" können mehrere Ansichten als Vorlage gespeichert werden. Alle Benutzer haben auf diese gespeicherten Vorlagen Zugriff und können diese laden. Die in der abgelegten Ansicht vorhandenen Filter, Sortierungen und Felderanordnung werden übernommen.
Nur Benutzer mit dem Recht "Einstellungen" in der mySORBA-Benutzerverwaltung, können Ansichten als Vorlagen speichern oder die Vorlagen löschen:
Das Laden von Vorlagen ist allen Benutzern erlaubt.
Ein Benutzer kann seine definierte Ansicht wie folgt als Vorlage speichern:
1. Menüpunkt "Ansicht speichern als" wählen
2. Bezeichnung der Vorlage eingeben
3. Eingabe mit OK bestätigen
Die Vorlage steht anschliessend direkt allen Benutzern zur Verfügung. Um die Vorlage zu laden, muss diese unter "Ansicht wählen" gewählt werden:
Eine gewählte Vorlagen-Ansicht kann von jedem Benutzer individuell abgeändert werden. Diese Änderungen stehen nur dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Sollen die vorgenommenen Änderungen einer geladenen Vorlagen-Ansicht als neuer Standard gespeichert werden, so kann das mit dem Menüpunkt "Einstellungen speichern" erfolgen:
Die gewählte Vorlagen-Ansicht wird somit überschrieben und steht mit den vorgenommenen Änderungen direkt wieder allen Benutzern zur Verfügung.
Hat ein Benutzer an einer Vorlagen-Ansicht bereits selbst Änderungen vorgenommen und möchte den aktuellen Standard wieder laden, kann er dies über den Menüpunkt "Einstellungen laden" machen:
Es wird nur der Standard der gewählten Vorlagen-Ansicht geladen.
Eine Vorlage kann ebenfalls wieder gelöscht werden. Die zu löschende Vorlage muss unter "Ansicht wählen" gewählt sein. Anschliessend den Menüpunkt "Ansicht löschen" wählen. Es erscheint folgende Abfrage:
Neuerung "Personallisten in Excel" ab Version 20.2
Mitarbeiter anonymisieren
Ausgetretene / Inaktive Mitarbeiter (Personal-Stamm und Temporär-Stamm) können mit der Funktion "Mitarbeiter anonymisieren" aus dem Personal-Stamm und Temporär-Stamm anonymisiert, respektive entfernt werden.
Hinterlegte Dokumente im Personal-Stamm werden ebenfalls gelöscht.
- Einträge im Personal-Stamm werden als "Ausgetreten" markiert.
- Einträge im Temporär-Stamm werden entfernt.
Kunden mit lizenziertem Lohn finden die Funktion im Personal-Stamm vom Lohnmodul unter Fenster / Mitarbeiter anonymisieren, Kunden ohne Lohnmodul finden die Funktion über das AdressQuick -> Personal-Stamm unter Fenster / Mitarbeiter anonymisieren.
- Temporärmitarbeiter können anonymisiert werden, sobald sie den Inaktiv-Haken haben.
- Bei Einrichtungen ohne Lohnmodul können Mitarbeiter anonymisiert werden, sobald sie den Inaktiv-Haken haben.
- Bei Einrichtungen mit Lohnmodul muss der Mitarbeiter ausgetreten sein, den Inaktiv Haken haben und seit mindestens 10 Jahren (Systemdatum) nicht in einem Lohnlauf verwendet worden sein.
- Mitarbeiter welche per Suchname mit einem verknüpften mySORBA-Benutzer in der Benutzerverwaltung hinterlegt sind, werden entknüpft und der Benutzer aus der SORBA-Domäne ausgetragen.
ACHTUNG - BACKUP
Stellen Sie sicher, dass vor dem Ausführen der Funktion ein Backup der Sorbadaten erstellt wurde. Die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
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