19.2. Lohnausweise drucken - Lohn - Modulanleitung

Neuerung "Lohnausweis als Urkunde / Rektifikat" ab Version 24.1

Lohnausweis erstellen ab mySORBA.Workspace Version 24.1

Lohnausweise müssen gemäss Swissdec 5.0 Standard als Urkunden gehandhabt werden.
Dies bedeutet, dass zwar mehrere Entwürfe erstellt werden können, aber nur 1 Lohnausweis generiert werden kann. Danach sind nur noch Kopien davon erstellbar oder man muss neue Dokumente als Rektifikat erstellen, welche auch als solche deklariert werden müssen.

Lohnläufe -> Deklarationen / Lohnausweis klicken um den Dialog für das Generieren der Lohnausweise zu öffnen:

Lohnausweis als Entwurf

Hiermit wird eine Vorschau auf die zu generierenden Lohnausweise erstellt.
Dieser kann beliebig wiederholt werden. Die Lohnausweise erhalten ein Wasserzeichen um sie von effektiven Urkunden unterscheiden zu können.

Lohnausweis als Urkunde

Mit dieser Funktion werden die Lohnausweise definitiv erstellt. Danach können nur noch Rektifikate davon erstellt werden.

Urkunden löschen

Löscht erstellte Urkunden

Rektifikat erstellen

Hiermit können Rektifikate von bereits erstellten Urkunden (Lohnausweise) erstellt werden.
Diese Rektifikate werden als solche unter der Ziffer 15 deklariert.

Als Mail versenden

Bei Installiertem Mailprogramm versendet es die Lohnausweise an die angegebene Mailadresse:

Es wird für jeden Lohnausweis nacheinander eine E-Mailnachricht aufgemacht, welche man von Hand noch anpassen und versenden muss.
Der Lohnausweis ist direkt in den Anlagen enthalten.

Lohnausweise in Activity ausgeben

Lohnausweise über das Activity versenden.
Dazu muss das Activity lizenziert und eingerichtet sein (Aktivitätstyp "Lohnausweis Gedruckt").

Im Activity wird, wenn entsprechend eingerichtet, die Aufgabe automatisch ausgeführt:

Tipp
Zum Einrichten gibt es bereits einen Workflow "Lohnausweis senden":

Es benötigt dann noch das Ereignis "Lohnausweis gedruckt (Lohn)":

Lohnarten pro Lohnausweisposition

Hiermit wird in einer kurzen Zusammenstellung zusammengefasst, was auf dem Lohnausweis erscheinen wird:

Übersicht Bemerkungen und Gehaltsnebenleistungen

Eine Auswertung über die zugewiesenen Gehaltsnebenleistungen pro Mitarbeiter.

Neuerung "Lohnausweis als Urkunde / Rektifikat" ab Version 24.1

Neuerung "Lohnausweis nach Datum und Details zu Lohnausweis" ab Version 20.2

Filter Lohnausweis / Datum einschränken

Die Ausgabe der Lohnausweise lässt sich nach Datum und Personal einschränken.
Unterjährige- / Teillohnausweise sind so problemlos möglich.

 Die Personal-Einschränkung zeigt aktive und inaktive Mitarbeiter.

Lohnarten pro Lohnausweisposition

In den Druckeinstellungen vom Lohnausweis gibt es den Menüpunkt "Lohnarten pro Lohnausweisposition". Diese Auswertung listet pro Mitarbeiter alle Lohnarten, welche für die Zahlen im Lohnausweis verwendet wurden auf.
Dies hilft beim Finden von Differenzen oder auch einfach um zu Überprüfen wie sich die Zahlen zusammensetzen.

 Der Ausdruck beachtet den eingestellten Filter der Druckeinstellungen.

Beispieldaten:

• Mitarbeiter unterteilt nach Pers.Nr. und Name Vorname.
• Pro Lohnausweisposition (fett markiert), werden jeweils die Lohnarten aufgelistet.
• Die Einschränkung nach Datum funktioniert hier ebenfalls und geht auf das Stichdatum des Lohnlaufes.

Neuerung "Lohnausweis nach Datum und Details zu Lohnausweis" ab Version 20.2

Neuerung "Lohnausweise per E-Mail versenden und ablegen" ab Version 22.1

Lohnausweis ablegen und als E-Mail versenden

Im Rahmen dieser Neuerung können die Lohnausweise in der Dokumentenablage gespeichert sowie als E-Mail an die Mitarbeiter versendet werden. 

Die Einstellung für die Konfiguration für das Versenden befinden sich unter: Lohn/Einstellungen/Allgem. Einstellungen/Maileinstellungen. 


Die Beschreibung zu den Maileinstellungen befindet sich in folgendem Help-Center Artikel: Maileinstellungen

In den allgem. Einstellungen kann unter der Lasche Einstellungen auch das Verzeichnis für den Lohnausweis definiert werden. Ist kein Verzeichnis definiert, erstellt das mySORBA automatisch einen Ordner mit der Bezeichnung "Lohnausweise" und legt das Dokument dort ab. 



Um die Lohnausweise abzulegen und als E-Mail zu versenden kann wie gewohnt den Ausdruck unter Lohnläufe/Deklaration/Lohnausweis gestartet werden. 

1 - Lohnausweis in Dokumentenablage sichern

Führt man die Funktion Lohnausweis in Dokumentenablage sichern aus, werden die Lohnausweise in der Ablage auf dem Mitarbeiter abgelegt.

2 - Als Mail versenden

Mit der Funktion als Mail versenden werden die Lohnausweise per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. 

3 - Mail

In diesem Bereich kann der entsprechende Betreff sowie die Mitteilung für die Mitarbeiter eingetragen werden. Ebenfalls kann zwischen Geschäftsadresse und privater Adresse gewählt werden. 

Neuerung "Lohnausweise per E-Mail versenden und ablegen" ab Version 22.1

Neuerung "Verwaltung bestehender Lohnausweise" ab Version 25.1

Verwaltung bestehender Lohnausweise

Mit dem Einführen der Lohnausweise als Urkunde und Rektifikate, ist es schwierig den Überblick über die bereits erstellten Lohnausweise als Urkunde und Rektifikate zu haben.
Führt man nun die Funktion "Lohnausweis als Urkunde" aus und es hat bereits erstellte Lohnausweise / respektive Rektifikate, dann erscheint eine Übersicht mit entsprechenden Funktionen:

Mit der Menüführung oben lässt sich global definieren, was man im unteren Bereich einzeln für die Mitarbeiter anwählen kann:

Alle beibehalten
Es werden für alle Mitarbeiter welche im linken Bereich aufgeführt sind, die bereits erstellten und abgelegten Lohnausweise benutzt (keine Veränderung der Daten).
Für die Mitarbeiter im rechten Bereich werden trotzdem neue Lohnausweise erstellt.

Alle neue erstellen
Die bereits erstellten Lohnausweise der Mitarbeiter im linken Bereich werden gelöscht und neu erstellt.
Für die Mitarbeiter im rechten Bereich werden neue Lohnausweise erstellt.

Für alle Rektifikat erstellen
Es wird für alle Mitarbeiter im linken Bereich den Bestehenden Lohnausweis als "veraltet" deklarieren (in der Dokumentenablage) und ein Rektifikat mit aktualisierten Daten dafür erstellen.

Bereich Mitarbeiter mit bereits erstellter Urkunde

Für die hier aufgelisteten Mitarbeiter ist entweder bereits schon ein Lohnausweis erstellt worden, oder wenn der Zusatz "Rektifikat" steht, ein Rektifikat erstellt worden.
Für die hier aufgelisteten Mitarbeiter muss man im Dropdown "Aktion" definieren, was man möchte (oder alternativ über die Menüführung oben für alle...):

Verwenden
Es verändert keine Daten, es wird einfach der bereits erstellte Lohnausweis nochmals ausgegeben (ohne Veränderung der Daten).

Neu erstellen
Der bestehende Lohnausweis wird gelöscht und ein neuer mit aktualisierten Daten erstellt.

Rektifikat
Der bestehende Lohnausweis wird als veraltet deklariert und ein Rektifikat mit aktualisierten Daten wird erstellt.

Bereich Mitarbeiter ohne Urkunde

Für diese hier aufgelisteten Mitarbeiter erstellt es eine neue Urkunde.
Da ist noch kein Lohnausweis erstellt worden.

Neuerung "Verwaltung bestehender Lohnausweise" ab Version 25.1