Im Rahmen dieser Neuerung ist es neu möglich, diverse Auswertungen aus den Journalen ins Excel zu exportieren. Dazu gibt es in den folgenden Journalen/Modulen den neuen Menüpunkt "Ausdruck ins Excel". Der Ausdruck bietet den Vorteil spezifische Auswertungen zu generieren, aufgrund der Filterfunktion im mySORBA.
- Stundenkarte
- Tagesrapport
- FIBU-Journal
- Debi-Journal
- Kredi-Journal
- Lohnjournal
- Mat.-Journal
- Inv.-Journal
- Fremdl.-Journal
- Lieferscheinkontrolle
- Dispo ( nur bei den Liegenschaften)
Dazu einfach einen gewünschten Filter setzen und unter Drucken die Funktion Ausdruck ins Excel aufrufen.
Anschliessend öffnet sich das Auswahlfenster. Anhand der Feldliste können gewünschte Felder hinzugefügt oder entfernt werden. Dazu das gewünschte Feld hineinziehen und eingliedern oder via Doppelklick das Feld am Schluss anfügen.
Der Export kann mit dem Menüpunkt Excel-Export gestartet werden. Die entsprechende Datei wird direkt geöffnet.
Merke:
- Im Tagesrapport können zusätzlich die Felder Resultat Nettopreis und Resultat Regiepreis eingefügt werden. Die Summe der Resultate berechnet sich aufgrund der hinterlegten Preise x die Menge.
Eigene berechnete Felder
Zusätzlich zu den, je nach Ausdruck, zur Verfügung gestellten Feldern können auch eigene berechnete Felder den Ansichten hinzugefügt werden:
Mit "Feld hinzufügen" öffnet sich das folgende Fenster:
- Bezeichnung (Achtung: Kann nachträglich nicht mehr geändert werden)
- Folgende Typen stehen zur Verfügung. Je nach dem was mit dem selbst erstellten Feld dargestellt werden will, muss man sich bereits hier für den korrekten Typ entscheiden:
1. Logisches Feld für wahr/falsch Abfragen
2. Datum
3. Zahlenwert mit Dezimalen
4. Ganzzahlen (ohne Dezimalen)
5. Text - Die folgenden Typen benötigen eine Formatierung:
DateTime
Standard: dd.MM.yyyy = 01.01.2021
Die Formatierung lässt sich bspw. wie folgt anpassen:
dd.MM.yy = 01.01.21
d. MMMM yyyy = 1. Januar 2021
Decimal
Standard: #.##0.00 = 1'234.56
Die Formatierung lässt sich bspw. wie folgt anpassen:
#.##0.000 = 1'234.567
Integer
Auch hier könnte die Formatierung angepasst werden. Allerdings empfiehlt es sich dann direkt den Typ "Decimal" zu wählen und anzupassen.
Je nach Ausdruck werden immer alle Zahlen mit Kommastellen automatisch summiert. Das ist bspw. bei den Projektauswertungen (Offert-, Baustellenliste usw.) der Fall. Aus diesem Grund werden bei solchen Ausdrucken die eigenen Felder mit dem Spaltentyp "Decimal" ebenfalls automatisch summiert.
Bei anderen Ausdrucken wiederum findet keine automatische Summierung aller Zahlen mit Kommastellen statt. Das ist bspw. bei den kaufmännischen Journalen der Fall. Damit ein eigenes Feld bei solchen Ausdrucken im Excel summiert wird, muss zwingend der Spaltentyp "Decimal" gewählt sein. Anschliessend kann in der Spaltendefinition die Einstellung "Spalte summieren" aktiviert werden:
Hinweis: Diese Einstellung steht nur bei Ausdrucken zur Verfügung, welche Zahlen mit Kommastellen nicht automatisch summieren.
Ganze Zahlen (bei eigenen Feldern Spaltentyp Integer) werden nie summiert. Für den Sonderfall, dass ein solches Feld trotzdem summiert werden soll, muss ebenfalls der Spaltentyp "Decimal" verwendet werden. In der Spaltenformatierung müssen dann einfach die Nachkommastellen entfernt werden:
Wird das Fenster mit "OK" bestätigt, kann anschliessend die eigentliche Berechnung des Feldes definiert werden:
Hier existieren viele Möglichkeiten, wie die für den jeweiligen Ausdruck zur Verfügung stehenden Felder, mit Operatoren und Funktionen gerechnet werden können.
Wird die Definition mit "OK" bestätigt, wird das neue Feld direkt der Ansicht hinzugefügt:
Um die Berechnung/Definition selbst erstellter Felder nachträglich zu ändern, muss ein Feld der entsprechenden Spalte angewählt und anschliessend "Feld bearbeiten" geöffnet werden:
Mittels "Feld entfernen" kann ein selbst erstelltes Feld gelöscht werden:
Wird "Feld entfernen" auf einem zur Verfügung gestellten Feld ausgeführt, wird dieses aus der Ansicht entfernt und steht in der "Feldliste" wieder zur Auswahl.
Wichtig: Selbst berechnete Felder stehen nur in der jeweiligen Ansicht zur Verfügung, welche zum Zeitpunkt der Felderstellung aktiv war.
Diese selbst berechneten Felder können nicht auf bereits existierende Ansichten verteilt werden. Diese müssen in den bestehenden Ansichten neu erstellt werden.
Wird aus der Ansicht mit dem berechneten Feld eine neue Ansicht erstellt, ist das berechnete Feld in der neuen Ansicht ebenfalls vorhanden.
Erstellt ein Benutzer in einer bereits existierenden Ansicht ein neues berechnetes Feld, welches auch andere Benutzer benötigen, so muss der Ersteller die Einstellungen aus der entsprechenden Ansicht heraus sichern:
Folglich müssen die anderen Benutzer für die entsprechenden Ansicht die Einstellungen laden:
Neuerung "Auswertungen aus den Journalen" ab Version 19.2
Vorlagen für Excel-Auswertungen speichern und laden
Für die oben beschriebenen Excel-Auswertungen können für die jeweiligen Auswertungen mehrere Ansichten als Vorlage gespeichert werden. Alle Benutzer haben auf diese gespeicherten Vorlagen Zugriff und können diese laden. Die in der abgelegten Ansicht vorhandenen Filter, Sortierungen und Felderanordnung werden übernommen.
Nur Benutzer mit dem Recht "Einstellungen" in der mySORBA-Benutzerverwaltung, können Ansichten als Vorlagen speichern oder die Vorlagen löschen:
Das Laden von Vorlagen ist allen Benutzern erlaubt.
Ein Benutzer kann seine definierte Ansicht wie folgt als Vorlage speichern:
1. Menüpunkt "Ansicht speichern als" wählen
2. Bezeichnung der Vorlage eingeben
3. Eingabe mit OK bestätigen
Die Vorlage steht anschliessend direkt allen Benutzern zur Verfügung. Um die Vorlage zu laden, muss diese unter "Ansicht wählen" gewählt werden:
Eine gewählte Vorlagen-Ansicht kann von jedem Benutzer individuell abgeändert werden. Diese Änderungen stehen nur dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Sollen die vorgenommenen Änderungen einer geladenen Vorlagen-Ansicht als neuer Standard gespeichert werden, so kann das mit dem Menüpunkt "Einstellungen speichern" erfolgen:
Die gewählte Vorlagen-Ansicht wird somit überschrieben und steht mit den vorgenommenen Änderungen direkt wieder allen Benutzern zur Verfügung.
Hat ein Benutzer an einer Vorlagen-Ansicht bereits selbst Änderungen vorgenommen und möchte den aktuellen Standard wieder laden, kann er dies über den Menüpunkt "Einstellungen laden" machen:
Es wird nur der Standard der gewählten Vorlagen-Ansicht geladen.
Eine Vorlage kann ebenfalls wieder gelöscht werden. Die zu löschende Vorlage muss unter "Ansicht wählen" gewählt sein. Anschliessend den Menüpunkt "Ansicht löschen" wählen. Es erscheint folgende Abfrage:
Mit "Ja" wird die Ansicht als Vorlage gelöscht und steht somit keinem Benutzer mehr zur Verfügung.
Neuerung "Vorlagen für Excel-Auswertungen speichern und laden" ab Version 20.2
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