15.4. Lohnabrechnung per Mail versenden - Lohn - Modulanleitung

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Lohn - Modulanleitung - 15. Lohnabrechnungen drucken / verbuchen / ausbezahlen / 15.4. Lohnabrechnung per Mail versenden

Lohnabrechnung als Mail versenden

Die Option für den Mailversand wird über den Lohnabrechnungsausdrucksdialog aktiviert.
Analog zum Ausdruck kann man auch einzeln die Lohnabrechnungen versenden, wenn man den Ausdruck über die Lohnabrechnung des Mitarbeiters startet.

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Als Mail versenden (durch Menüpunkt "Als Mail versenden" ersetzt) - Mit dem Setzen vom Haken hier, wird der Mailversand überhaupt aktiviert.

Betreff - Dieser Text wird als Mail-Betreff mitgesendet.

Mitteilung - Dieser Text steht im Mail-Inhalt.

Mailadresse - Geschäftsadresse, Privatadresse, Privat-Gesch.Adresse. Hiermit definiert man, welche Mailadresse aus den Personal-Lohndaten verwendet werden soll.

Hinweis

Das Lohnprogramm selber gibt keine Rückmeldung, ob das Mail versandt werden konnte.
Dies müssen Sie in Ihrem Mailprogramm, wenn nötig überprüfen.

 

Neuerung "PDF der Lohnabrechnung für Mailversand mit Passwort schützen" ab Version 24.1

PDF der Lohnabrechnung für Mailversand mit Passwort schützen

Wird die Lohnabrechnung über die Funktion "Als Mail versenden" per E-Mail verschickt, kann man als zusätzlichen Sicherheitsfaktor das PDF mit einem Passwort hinterlegen.
Dies betrifft dann aber nicht die Dokumentenablage, rein nur das PDF im Mail.

-> Nur aktiv wenn Einstellung "Neuer Lohnabrechnungsdruck" aktiv ist.

Das angehängte PDF lässt sich nur mit dem Hinterlegten Passwort öffnen:

Das Passwort wird individuell auf dem Mitarbeiter hinterlegt:

Erweiterte-Personaldaten -> Lohnpasswort.
Ist das Feld leer, wird kein Passwort verwendet.

Hinweis

Das Passwort wird im Klartext auf dem Mitarbeiter abgespeichert.
Zudem liegt es auf einem Gültigkeitsdatum, so hat man für generierte Lohnabrechnungspdf im Notfall noch Zugriff auf das verwendete Passwort.

 

Neuerung "PDF der Lohnabrechnung für Mailversand mit Passwort schützen" ab Version 24.1

 

Neuerung "Weitere Dokumente beim Malversand der Lohnabrechnung anhängen" ab Version 22.1

Im Rahmen dieser Neuerung können weitere Dokumente an eine Lohnabrechnung angehängt und per E-Mail versendet werden. Dazu einfach den neuen Bereich "Anhänge" beim Druck einer Lohnabrechnung verwenden. In diesem Bereich können Dateien hinzugefügt und entfernt werden. 

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Neuerung "Weitere Dokumente beim Malversand der Lohnabrechnung anhängen" ab Version 22.1

 

Neuerung "Lohnabrechnungen via Mailserver statt Outlook versenden" ab Version 21.2

Mail-Einstellungen (Mailserver aktivieren)

Wenn auf einem Terminalserver gearbeitet wird oder kein lokales E-Mailprogramm vorhanden ist, können die Lohnabrechnungen trotzdem per Mail versendet werden.
Dafür wird nur eine eigene E-Mailadresse benötigt und die SMTP-Verbindungsinformationen, welche vom E-Mailprovider bezogen werden können.

Voraussetzung hierfür ist die aktivierte Einstellung "Neuer Lohnabrechnungsdruck" (ehemals Hotfix Alternative Lohnabrechnung) (https://support.sorba.ch/hc/de/articles/4403446852498#einstellungen).

Beachten Sie zudem, dass die Anmeldedaten vom E-Mail nur einem Windows-Benutzer zugeordnet werden können. Eventuell werden Sie bei einem Wechsel zur erneuten Passworteingabe aufgefordert.

Die Einstellungen werden im Druckdialog unter "Mail-Einstellungen" vorgenommen:

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Versandart 

  • Lokaler Mailclient (Standard) wenn das Installierte Mailprogramm (Outlook auf Remotedesktop oder auf lokalem PC (ASP / Terminalserver)) verwendet werden soll
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  • Mailserver, die unten eingestellten Daten werden aktiv.
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Host - SMTP-Server des Anbieters.

Port - 587 (Standard bei den meisten Provider), STARTTLS (rein SSL wird nicht unterstützt).

Benutzer - Login für das Mail, für gewöhnlich ist es hier die Mailadresse.

Passwort - Das dazugehörende Passwort.

Mail-Server Typ - hat noch keine Funktion.

Versandadresse - Diese Adresse wird als Absendeadresse verwendet.

Versand-Anzeigename - Dies wird als Absendername mitgegeben.

 

Hinweis für GMAIL-Benutzer

Aus diesen Gründen kann Gmail momentan nicht mehr für diesen Dienst verwendet werden.
Sollte dies Ihren E-Mailaccount betreffen, muss entweder ein alternativer E-Mailanbieter gewählt werden der dies unterstützt oder auf ein installiertes Mailprogramm ausgewichen werden.

 

Bei GMAIL-Accounts muss auf dem Konto eine Sicherheitsoption deaktiviert werden, ansonsten gehen die Mails nicht raus:

  1. Bei GMAIL anmelden
  2. Auf das Benutzer-Icon -> Google-Konto verwalten
  3. Sicherheit -> Zugriff durch weniger sichere Apps -> Zugriff erlauben (nicht empfohlen)
     
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    Regler auf "AN" setzen:
     

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Testmail versenden (Mail-Einstellungen testen)

In den Mail-Einstellungen kann über "Testmail versenden" ein Testmail an eine beliebige Adresse verwendet werden.
 
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SORBA Workspace

Mailversand via lokalem Mailclient und Virtual-Channel nicht möglich!
 
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Diese Meldung kommt, wenn man auf einem SORBA-ASP-Terminalserver arbeitet, der Virtual-Channel installiert ist und man in den Einstellungen "Nicht gewählt" oder "EMail auf Client" aktiviert hat.
Möchte man mit dem Outlook / Mailprogramm auf dem Terminalserver arbeiten, muss die Option "EMail auf Server" aktiviert werden.
Ansonsten muss die Mailkonfiguration wie oben beschrieben vorgenommen werden.
Mailversand lokal mit Virtual-Channel kann aus technischen Gründen nicht mehr unterstützt werden.

Neuerung "Lohnabrechnungen via Mailserver statt Outlook versenden" ab Version 21.2

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