10. Hinzufügen und Umgang mit Abfragen (Variablen) - Activity - Modulanleitung

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Activity - Modulanleitung - 10. Hinzufügen und Umgang mit Abfragen (Variablen)

Allgemein

Definition von Variablen: Eine Variable ist ein veränderlicher Platzhalter.  Der Wert des Platzhalters kann somit variieren. Eine Variable ist somit ein Wert, der sich über die Zeit verändern kann. Mithilfe der Abfragen können konkrete Werte einer Variable zugewiesen werden. Zum Beispiel die Projektsumme, welche sich im Verlauf des Projektes verändern kann, aber zu jeder Zeit einen konkreten Wert hat. Bei einer Variabel handelt es sich entweder um ein Feld aus der Aufgabe oder um ein Feld aus einer mySORBA-Tabelle, welches via ein Feld (Key) in der Aufgabe ermittelt werden kann.

Beispiel: Projektsumme:
Die Projektsumme mit dem Stand von gestern auf dem Projekt A war 5000 CHF. 
Heute kommen kosten für den Kunden von 1000 CHF hinzu.
Somit beläuft sich die Projektsumme heute auf 6000 CHF. 

Somit ist der Wert der Projektsumme variabel. 

Mit Hilfe der Abfragen können Werte aus einer Aufgabe oder aus einer mySORBA-Tabelle gelesen werden. Die Abfragen selbst definieren hierbei den Weg zu einem bestimmten Feld aus der Aufgabe oder der mySORBA-Tabelle. Die Abfragen werden schlussendlich zum Beispiel in den Konditionen und Aktionen verwendet, um den effektiven Wert aufgrund einer Abfrage zu erhalten.

Gesperrte Felder

Gewisse Felder sind momentan noch gesperrt und müssen zuerst durch die Firma SORBA freigeschaltet werden. Die Felder können zwar in der Suche ausgewählt werden, der Übergang wird mit dem entsprechenden Feld aber fehlschlagen. Sollten ein Übergang fehlschlagen, da das entsprechende Feld gesperrt ist, wenden Sie sich an den Support oder an Ihren Aussendienstmitarbeiter.

 

Dazu folgen zuerst einige Beispiele: 

Beispiel einer Abfrage innerhalb einer Aufgabe

Beispiel 1: Feldwert einer Aufgabe überprüfen

Um einen Feldwert einer Aufgabe zu überprüfen, muss zuerst eine Kondition hinzugefügt werden. 
In diesem Beispiel die Kondition: Feldwert überprüfen.

Anschliessend kann die Abfrage für die Kondition definiert werden. Dazu auf "Feld hinzufügen" klicken und die Variable Definition vornehmen. In diesem Beispiel wird die Zusammenfassung abgefragt. Dazu das Feld Zusammenfassung der Aufgabe auswählen. 

Die Rückgabe-Variable entspricht nun der Zusammenfassung ({Summary}) der Aufgabe.

Beispiel 2: Zusätzliche Daten

Zusätzlich zu den Feldern der Aufgabe können auch zusätzliche Daten abgefragt werden.
Die Informationen der zusätzlichen Daten kann auf einer Aufgabe eingesehen werden. Dazu eine Aufgabe öffnen und F3 oder auf Zusätzliche Daten klicken. Dort ist auch der Schlüssel sowie der Wert ersichtlich.

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Dazu einfach bei der Funktion "Feld hinzufügen" Zusätzliche Daten auswählen. Nach der Auswahl erscheint ein weiteres Eingabefeld. Hier kann nun der Schlüssel des Feldes der zusätzlichen Daten eingetragen werden. Beispiel: Rech_Nr

Dabei wird die Variable automatisch angepasst. 

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Danach wird die Variable entsprechend im Feld Rückgabe-Feld ausgewiesen.

Neuerung "Variablen nachträglich bearbeiten/ändern" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich die Definition einer Variable nachträglich zu verändern. Bis anhin musste jeweils die Variable gelöscht und neu konfiguriert werden. 

Um eine Variable nachträglich zu verändern ist es notwendig den Fokus innerhalb der Variable zu setzen. 

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Befindet sich der Fokus innerhalb der beiden Klammern einer Variable, kann mit einem Rechts-Klick die Funktion "Definition bearbeiten" ausgeführt werden. 

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Hinweis:
Eine bereits bestehende Variable kann kein zweites Mal hinzugefügt werden.

Neuerung "Variablen nachträglich bearbeiten/ändern" ab Version 23.1

Abfrage innerhalb einer mySORBA-Tabelle (Standard.pro)

Abfragen können auch auf ein Feld einer mySORBA-Tabelle vorgenommen werden. Dazu muss nach der Auswahl des Feldes innerhalb der Aufgabe eine zusätzliche Suche definiert werden. 

Beispiel 1: Sachbearbeiter abfragen

Zu Beginn geht man identisch vor wie bei der Abfrage innerhalb einer Aufgabe. Zuerst wird ein Feld hinzugefügt. Anschliessend das Feld für den Bezug der mySORBA-Tabelle innerhalb der Aufgabe auswählen. In diesem Beispiel wäre dies das Projekt. 

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In der Feld-Info wird nun der Indikator (PRJKEY) für den Bezug der mySORBA-Tabelle dargestellt. Nachdem das Fenster verlassen wurde, muss nun das Feld innerhalb der mySORBA-Tabelle gesucht werden. 

Dazu fokussiert man die entsprechende Zeile innerhalb der Aufgabe und klickt auf Suche hinzufügen. 

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Innerhalb der Suche definiert man zuerst die mySORBA-Tabelle. In folgendem Beispiel wäre dies die Standard.pro für die Projektinformationen. Anschliessend den Bezug zur Aufgabe über die Suchwerte herstellen. Dazu kann die Information Feld-Info (PRJKEY) für das Feld und die Variable ({ID_Projekt}) für den Wert verwendet werden.

Danach das Rückgabe-Feld (P_SACHB) aus der Standard.pro selektieren. Die Variable wird automatisch generiert.

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Danach entspricht das Rückgabe-Feld der Abfrage der Variable aus der Suche. 

Beispiel 2: Suchname aus der Qusers.dbf abfragen

Hier ebenfalls auf Feld hinzufügen und das betroffene Feld der Aufgabe definieren. Für das Beispiel des Suchnamens macht der Verantwortliche Sinn. Da es sich um ein Feld direkt aus der Aufgabe handelt und nicht um eine Verknüpfung auf andere mySORBA Module, wird keine zusätzliche Information aus der Feld-Info benötigt. 

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Danach die Suche hinzufügen und die entsprechende Tabelle Qusers.dbf über die drei Punkte auswählen. bei den Suchwerten kann nun das Feld der Qusers.dbf MYSUSER ausgewählt werden. Beim Rückgabe-Feld kann nun der SUCH_NAME ausgewählt werden. 

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Das Feld des Suchnamens wird nun bei der Abfrage als Rückgabe-Variable angezeigt. 

Neuerung "Verbesserungen in der Abfrage-Maske" ab Version 23.2

Im Rahmen dieser Neuerung wurde das Abfragen im Bereich des Activity optimiert. Beim Hinzufügen eines Aufgabenfeldes werden neu die Feldtitel ebenfalls angezeigt. 

Zudem wird besser gekennzeichnet, welcher Wert exakt zurückgegeben wird. Unter anderem hat man dort auch den Menüpunkt "Abfrage testen". Die beiden Ergänzungen befinden sich direkt unter der Rückgabe-Variable. 

Beim Hinzufügen einer Suche wird neu aufgrund des gewählten Feldes eine Tabelle vorselektiert. Zudem wird das entsprechende Feld und Wert direkt eingetragen. Somit ist es unter Umständen nur noch notwendig das Rückgabe-Feld zu wählen. 

Ebenfalls wurde der Dialog bei Feld und Rückgabe-Feld mit dem Feldtitel erweitert. 

Neuerung "Verbesserungen in der Abfrage-Maske" ab Version 23.2

Ansicht Abfragen bearbeiten

Die Ansicht für das Verhalten der Variablen wird im Activity immer wieder erscheinen und bietet zahlreiche Möglichkeiten mittels Abfragen, Konditionen zu überprüfen oder Aktionen auszuführen. Die Ansicht für den Umgang mit Variablen erscheint überall dort wo die Möglichkeit besteht einen variablen Wert zu definieren. Dies kann über die ... erkannt werden.

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Feld hinzufügen - Herkunft des Feldes inklusive Variable. Das Feld kommt grundsätzlich aus der Aufgabe. Aufgrund der Aufgabenfelder kann eine Suche in andere mySORBA-Tabellen vorgenommen werden.

Feld bearbeiten - Bearbeitung von hinzugefügten Feldern

Feld löschen - Entfernt das hinzugefügte Feld aus dem Bereich Aufgabe

Suche hinzufügen - Selektion des Rückgabefeldes innerhalb des definierten Feldes der Aufgabe oder aus einer mySORBA-Tabelle.

Suche bearbeiten - Bearbeitung des Rückgabe-Feldes

Suche löschen - Löscht das Rückgabefeld inkl. Variable 

Nach oben verschieben - Verschiebt das Feld der Aufgabe oder Suche/Wert-Bezug um eine Stufe nach oben

Nach oben verschieben - Verschiebt das Feld der Aufgabe oder Suche/Wert-Bezug um eine Stufe nach unten

Von Vorlagen laden - Abfragen, welche als Vorlage gespeichert wurden, können eingefügt werden. siehe auch Artikel: Abfragen

Abfrage testen - Probelauf der Abfrage aufgrund einer Aufgabe.

 

Abfragen (Variablen) Handling

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Name - Die Bezeichnung der Abfrage kann frei eingetragen werden, sofern es sich um eine Vorlage handelt. Sonst wird die Abfragebezeichnung aufgrund der Kondition oder Aktion übernommen. 

Beschreibung - Beschreibung der Abfrage. Diese kann selbst definiert werden.

Rückgabe-Variable - Dieses Feld ist zentral und definiert im Endeffekt das betroffene Feld. Die Rückgabe-Variable ist somit enorm wichtig für den Umgang mit Variablen.

Aufgabe - Weist das Feld auf, welches vom Activity für die Variablendefinition verwendet wird. Dies stimmt mit dem gewählten Feld bei "Feld hinzufügen" überein. Wird das Feld zusätzliche Daten ausgewählt, werden diese innerhalb des Bereiches "Aufgabe" ebenfalls angezeigt.
Ebenfalls wird die ausgewählte Variable angezeigt. Diese entspricht jeweils des Feldes mit {}.

Suche/Wert-Bezug - Damit nun im mySORBA auf die verschiedenen Felder zugegriffen werden kann, sollte der Such- oder auch Bezugswert definiert werden. Die Basis hierfür ist jeweils das definierte Feld der Aufgabe. In diesem Bereich wird jeweils die Sortierung, Tabelle, das Rückgabefeld und die Variable angezeigt. Bei der Variable gilt auch hier Das Rückgabe-Feld mit {}.

Feld und Suche hinzufügen

Um die Variablen entsprechend anzuwenden, sollte jeweils ein Feld und eine Suche definiert werden. Hier sollte genau geachtet werden, dass die beiden Werte korrekt eingefügt werden, um Fehlerquellen zu vermeiden. 

Feld hinzufügen

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Feld - Auswahl des Feldes einer Aufgabe und/oder für die Verknüpfung in eine mySORBA-Tabelle.

Feld-Info - Zeigt zusätzliche Informationen des Feldes. Wird für die Verknüpfung in die mySORBA-Tabelle benötigt. Es kann ebenfalls direkt ein Feld des Activity ausgewählt werden, dann wird die zusätzliche Information für die Suche nicht benötigt. 

Variable - Zeigt die Variable des Feldes an

Suche hinzufügen

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Tabelle - Wählen der mySORBA-Tabelle für den Bezug des Feldes
Suchwerte - Innerhalb der definierten mySORBA-Tabelle das entsprechende Feld auswählen. Dazu bei Wert die Variable der Aufgabe selektieren.

Rückgabe-Feld - Hier kann das Feld der definierten mySORBA-Tabelle ausgewählt werden. 

Variable - Zeigt die Variable des gewählten Rückgabe-Feldes.

Von Vorlage laden und Abfrage testen

Von Vorlage laden

Die Abfragen können auch von einer Vorlage geladen werden. Um eine Vorlage zu erstellen siehe Artikel: Abfragen

Um eine Vorlage zu laden den Menüpunkt "Von Vorlage laden" verwenden. Anschliessend erscheinen alle Abfragen, welche in den Stammdaten erstellt wurden. Mit  "OK" kann die Abfrage übernommen werden. 

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Abfrage testen

Um Fehlerquellen innerhalb der Abfragen zu vermeiden, kann nach der Erstellung der Abfrage ein Test aufgrund einer bestehenden Aufgabe durchgeführt werden. Dazu kann der Menüpunkt "Abfrage testen" verwendet werden. 

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Innerhalb der Funktion kann dann die entsprechende Aufgabe für den Test gewählt werden. Mit "OK" bestätigen.

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Es erscheint folgende Meldung: Die Abfrage hat folgenden Wert ermittelt: (ermittelter Wert)

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Neuerung "Activity: Neue Kondition Anzahl Records" ab Version 23.2

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich die Anzahl Zeilen einer Tabelle aufgrund eines Feldes zu prüfen. Dazu innerhalb eines Überganges die Kondition " Zeilenanzahl überprüfen" hinzufügen. 

Danach kann das Feld hinzugefügt werden und die entsprechende Suche hinterlegt werden. Es ist wichtig das im Dialog der Suche der Haken bei "Anzahl Zeilen (Records)" gesetzt wird. Dies generiert die Variable "Rowcount". Dies wird anschliessend als Rückgabe-Variable innerhalb der Aufgabe gesetzt. 

Beispiel: Anzahl hinterlegter Adressen auf einem Projekt (Adresstyp in der Standard.pra) 

Möchte man wissen wie viele Adressen auf einem Projekt hinterlegt sind, kann dies über den Adresstypen in der Standard.pra abgefragt werden. Dazu wir die Kondition Zeilenanzahl überprüfen verwendet.

Dazu die Kondition beim entsprechenden Übergang hinzufügen und die Konfiguration vornehmen.

Das Feld Projekt hinzufügen und die Suche starten. Innerhalb der Suche wählt man die Tabelle "standard.pra". Danach fügt man bei den Suchwerten den "PRJKEY" im Bereich Feld hinzu.

Anschliessend wählt man den Wert "(ID_Projekt)". Nun wird die Standard.pra in einem ersten Schritt auf das Projekt eingegrenzt. In einem zweiten Schritt sortiert man noch die leeren Zeilen heraus. Dazu einfach das Feld "ADRTYP" und den Wert "!" (Ausrufezeichen steht für der Wert darf nicht leer sein). Zum Schluss wird noch der Haken Anzahl Zeilen (Records) gesetzt. Mit dieser Abfrage erhält man die Anzahl an hinterlegten Adresse eines Projektes. 

Neuerung "Activity: Neue Kondition Anzahl Records" ab Version 23.2

 

Neuerung "KV/WV - Variablen an das Activity in die zusätzlichen Daten übergeben" ab Version 23.2

im Rahmen dieser Neuerung werden die KV/WV Variablen vom Bereich "Titelblatt" an das Activity übergeben. Dies hat den Vorteil das die eingetragenen Werte im Activity verwendet werden können. 

Die Werte werden mit einem "Schlüssel" in die zusätzlichen Daten der Aufgabe geschrieben. Der "Schlüssel" entspricht dem Feldnamen aus den KV/WV Variablen. 

Dies gilt für folgende Ereignisse:

  • Rechnung gedruckt (DevisQuick)

  • Offerte gedruckt (DevisQuick)

  • Auftragsbestätigung gedruckt (DevisQuick)

  • Faktura gedruckt (PflanzQuick)

  • Faktura detailliert gedruckt (PflanzQuick)

  • Faktura gedruckt (RegieQuick)

  • Faktura detailliert gedruckt (RegieQuick)

Beispiel: 

Auf dem Projekt werden im Bereich "Titelblatt" Werte für die KV/WV Variablen eingetragen. 

Danach wird ein Activity Eintrag mit dem Ereignis "Rechnung drucken" erstellt. 

Die Werte wurden mit dem Schlüssel aus den KV/VW Variablen in die zusätzlichen Daten der Aufgabe geschrieben. Diese können nun für Aktionen oder Konditionen innerhalb vom Activity verwendet werden. 

Neuerung "KV/WV - Variablen an das Activity in die zusätzlichen Daten übergeben" ab Version 23.2

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