DevisQuick
Innerhalb des DevisQuick gibt es mehrere Möglichkeiten einen Ausdruck zu starten. Dabei besteht die Möglichkeit direkt eine Aufgabe im Activity erstellen zu lassen. Momentan stehen folgende Ereignisse zur Verfügung:
- Rechnung gedruckt
- Offerte gedruckt
- Devis gedruckt
- Auftragsbestätigung gedruckt
Beispiel Rechnung drucken DevisQuick
In diesem Beispiel druckt man eine Rechnung aus dem DevisQuick und das Ereignis "Rechnung gedruckt (DevisQuick)" wird ausgelöst.
In erster Linie sollte das Ereignis auf einem Aktivitätstyp ausgewählt werden. Mittels "Ereignis hinzufügen" kann die entsprechende Aktion ausgewählt werden.
Sinnvollerweise verknüpft man den Aktivitätstyp mit den Projekten, Adressen und Bezugspersonen.
Nachdem man das Erstellen des Aktivitätstyps bestätigt hat, kann der Workflow definiert werden. Siehe auch Artikel: Workflow definieren
In diesem Beispiel wird der Standard Workflow Rechnung senden selektiert.
Mittels Rechts-Klick auf den Verbinder den Dialog für Konditionen und Aktionen öffnen. Bei der Aktion befindet sich die Aktion E-Mail senden mit Anhängen.
Es öffnet sich der Dialog für die Konfiguration zum Senden von E-Mails. Dabei sind die Felder Absender, Absender Anzeigename, Antwort an (E-Mail-Adresse) und Nachricht statische Felder.
Felder Empfänger, Betreff oder Nachricht können variabel oder statische Werte sein. Um eine Variable bei diesen Feldern hinzuzufügen auf die drei Punkte klicken. In diesem Beispiel wird die E-Mail-Adresse aus dem AdressQuick übernommen. Der Betreff enthält jeweils die Rechnungsnummer. Beim Feld Nachricht geht ein zusätzliches Fenster auf. Dort kann die Variable via "Variable hinzufügen" ausgewählt werden. Die Felder Absender, Absender Anzeigename und Antwort an (E-Mail-Adresse) sind statische Felder.
E-Mail-Adresse variabel aus dem AdressQuick
In erster Linie definiert man das Feld der Aufgabe. Dazu auf Feld hinzufügen klicken. In diesem Beispiel wäre dies die Adresse. Innerhalb der Feld-Info erhält man den Verknüpfungswert (ADRNR) für das entsprechende Feld.
Für die Verknüpfung ins Adressquick für das entsprechende Feld, sollte eine Suche hinzugefügt werden. Dazu den Menüpunkt "Suche hinzufügen" ausführen.
In erster Linie die Tabelle wählen und in den Suchwerten den Wert der Feld-Info sowie die Variable eintragen. Danach noch das Rückgabe-Feld aus der oben definierten Tabelle auswählen. Die Variable generiert es automatisch.
Innerhalb der Übersicht der Abfrage sind nun die definierten Felder und Werte verfügbar und können noch kontrolliert werden. Entscheidend ist der Wert Rückgabe-Variable.
Rechnungsnummer in den Betreff integrieren
Die Rechnungsnummer beim Drucken kann in den Betreff integriert werden. Dazu ebenfalls auf die drei Punkte klicken und anschliessend auf Variable hinzufügen.
Anschliessend öffnet sich der bekannte Dialog für die Abfragen.
Danach auf Feld hinzufügen und im Feldbereich "Zusätzliche Daten" auswählen. Anschliessend erscheint ein weiteres Feld im Dialog. In diesem Feld kann der entsprechende Wert eingetragen werden. In diesem Beispiel wäre das RECH_NR.
Danach mit OK bestätigen. In der Übersicht des Ereignisses, werden nun die Variablen sowie die statische Werte angezeigt.
Nachdem definieren des Workflows kann entsprechend ein automatischer Übergang auf dem Aktivitätstyp hinterlegt werden. Dann führt das Activity den Übergang direkt nach der Erstellung der Aufgabe aus.
Im DevisQuick hat man die Möglichkeit den Haken bei "Activity eintr." zu setzen. Ist der Haken gesetzt, wird eine Aufgabe im Activity generiert.
Neu kann der Haken "Activity Eintrag erstellen" auch von anderen Adresstypen, welche sich auf dem Projekt befinden, bezogen werden. Dazu kann in den Druckeinstellungen beim Feld "Activity Adresstyp" das Dropdown geöffnet werden. Dabei wird der Haken "Activity Eintrag erstellen" gesetzt oder entfernt. Entscheidend ist ob der Haken "Rech-Activity" auf der Adresse gesetzt ist oder nicht.
Ist auf der Adresse der Haken gesetzt und es wird eine Aufgabe erstellt, wird der gewählte Adresstyp und die dazugehörige Adressnummer an das Activity in die zusätzlichen Daten übergeben.
Beispiel:
Es wird beim Drucken der Rechnung der "Activity Adresstyp" Referenzadresse gewählt.
In den zusätzlichen Daten der Aufgabe ist nun der entsprechende Adresstyp sowie die Adressnummer vorhanden. Die Werte können für die Aufgabe nun verwendet werden.
Ist kein automatischer Übergang definiert kann die E-Mail vor dem Versand angeschaut werden siehe dazu: E-Mail Vorschau.
Mit dem automatischen Übergang wird die Rechnung direkt anhand der Konfiguration versendet. Der Betreff enthält die Rechnungsnummer und die Rechnung wird als PDF im Anhang versendet.
Activity Eintrag aus dem DevisQuick erstellen
Damit beim Drucken einer Rechnung direkt eine Aufgabe erstellt und unter Umständen der erste definierte Übergang ausgeführt wird, muss in den Druckeinstellung folgender Haken "Activity Eintrag erstellen" gesetzt werden.
Nachdem Drucken, der Bildschirmvorschau oder nach dem buchen der Rechnung erscheint folgende Abfrage: Soll ein Activity-Eintrag erstellt werden? Ja/Nein
Sobald die Abfrage mit Ja bestätigt wird, generiert es die Aufgabe und zeigt die Meldung: Activity-Eintrag wurde erfolgreich erstellt.
Im Rahmen dieser Neuerung wir das Hauptprojekt an das Activity übergeben, wenn eine Aufgabe aus dem Unterprojekt erstellt wird. Die Unterprojekte verwenden dieselben Ereignisse wie das Hauptprojekt.
Bei der Erstellung der Aufgabe wird das Hauptprojekt an das Activity übertragen.
Neuerung "Hauptprojekt übergeben für die Unterprojekte" ab Version 23.1
RegieQuick
Ebenfalls stehen im RegieQuick folgende Ereignisse zur Auswahl:
- Faktura gedruckt
- Faktura detailliert gedruckt
- Rapport gedruckt
- Wochenrapport gedruckt
Das Drucken der Rechnung funktioniert identisch wie aus dem DevisQuick.
Beispiel Rapport drucken RegieQuick
Rapporte können ebenfalls gedruckt und direkt versendet werden. Dazu auf einem Aktivitätstyp das Ereignis "Rapport gedruckt oder Wochenrapport gedruckt" auswählen. In diesem Beispiel wird das Ereignis "Rapport gedruckt" selektiert.
Danach den Workflow definieren. Hierzu gibt es keine Vorlage. Der Workflow kann frei definiert werden.
In diesem Beispiel wird noch eine Kondition für den ersten Übergang "Rapport drucken und versenden" definiert. Dazu einen Rechts-Klick auf den entsprechenden Verbinder und anschliessend Bearbeiten.
Danach auf "Kondition hinzufügen" klicken und die Kondition "Feldwert überprüfen" auswählen.
Innerhalb der Abfrage das entsprechende Feld der Aufgabe auswählen. In diesem Beispiel prüft das Activity das Feld Text8 aus dem ProjketQuick. Dazu das Feld "Projekt" selektieren. Die Feld-Info "PRJKEY wird angezeigt.
Danach die Suche hinzufügen und die Tabelle Standard.pro auswählen. Danach die Suchwerte eintragen und das Rückgabe-Feld "Text8" selektieren.
Danach das Fenster verlassen und den Überprüfungswert definieren. In diesem Beispiel ist der Wert statisch und zwar "Regierapport". Somit kann der Übergang erst ausgeführt werden, wenn auf dem Projekt im Feld "Text8" der Wert "Regierapport" vorhanden ist.
Auf dem Projekt sollte nun im Feld "Text8" der Wert Regierapport vorhanden sein.
Im RegieQuick auf "Rapport" klicken und sicherstellen, dass der Haken bei "Activity eintr." gesetzt ist.
Nach der Bildschirmvorschau oder dem effektivem Ausdruck erscheint die Meldung: Soll ein Activity-Eintrag erstellt werden? Ja/Nein
Mit Ja wird die Aufgabe erstellt. Folgende Meldung erscheint: Activity-Eintrag wurde erfolgreich erstellt.
Im Activity wurde entsprechend eine Aufgabe mit dem Rapport erstellt.
Vor dem Versand kann die E-Mail auch angeschaut werden siehe dazu: E-Mail Vorschau
Sobald der Übergang "Rapport drucken und versenden" ausgeführt wird, prüft das Activity den definierten Feldwert im Feld "Text8".
Der Button für den Übergang wird während der Prüfung aus gegraut.
Ist die Prüfung erfolgreich, wechselt der Status und der nächste Übergang kann ausgeführt werden.
Die Brutto-Summe und Summe vor MwSt wird bei den Druckereignissen an das Activity übergeben. Bei den Ereignissen der Verbuchung ist dies nicht der Fall.
Dies wird bei den Druckereignissen aus folgenden Modulen ausgeführt:
- DevisQuick
- RegieQuick
- PflanzQuick
- Akontorechnung
Achtung!
Die Ermittlung der beiden Summen berücksichtigt die Druckeinschränkungen. Das heisst befindet sich in einem Objekt mehrere Gliederungen und man druckt nur eine Gliederung, werden die Summen aufgrund der gewählten Gliederung ermittelt und übertragen.
Beispiel:
Im Leistungsverzeichnis sind die beiden Gliederungen A und B vorhanden.
Beim Drucken der nächsten Rechnung wird nun die Einschränkung auf Objekt A vorgenommen.
In der Zusammenstellung werden die Werte nun ausgewiesen. An Das Activity wird nun die Brutto-Summe sowie die Summe vor MwSt übertragen.
Vorheriger Artikel: 11.2. Aufgabenzuweisung über das ProjektQuick
Nächster Artikel: 11.4. Verbuchen aus externen Modulen wie DevisQuick oder RegieQuick