Zeitgesteuerte Ereignisse
Für die einzelnen Aktivitätstypen können zeitgesteuerte Ereignisse konfiguriert werden. Dies bietet den Vorteil, dass Ereignisse in einem selbst definierten Intervall ausgeführt werden. Dies kann eine Benachrichtigung sein oder auch eine Änderung des Verantwortlichen. Ebenfalls können neue Aufgaben somit automatisch erstellt werden.
Die Konfiguration für die zeitgesteuerten Ereignisse befinden sich auf den einzelnen Aktivitätstypen und kann pro Typ definiert werden.
Zuerst die Bezeichnung des Ereignisses eintragen. Anschliessend kann die Konfiguration mit "Bearbeiten" vorgenommen werden.
Innerhalb dieser Maske können die Konditionen und Aktionen hinzugefügt werden.
1 - Allgemein
Unter Allgemein kann der entsprechende Modus gewählt und den Intervall definiert werden, zu welchem Zeitpunkt das zeitgesteuerte Ereignis ausgelöst werden soll. Zudem kann man in Tagen bestimmen, wie weit in die Vergangenheit zurück die Aufgaben berücksichtigt werden sollen. Die Einstellung berücksichtigt das Erstelldatum der Aufgabe.
2 - Kondition/Aktion
Für das entsprechende Ereignis kann eine Kondition oder auch Aktion hinterlegt werden. Sie auch HC-Artikel: Kondition/Aktion
Für die zeitgesteuerten Ereignisse stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Feldwert schreiben
- E-Mail senden (mit Anhänge)
- E-Mail senden (ohne Anhänge)
- Neue Aufgabe erstellen
Neuerung "Übergang via Aktion ausführen bei Triggers und zeitgesteuerten Ereignissen" ab Version 23.1
Im Rahmen dieser Neuerung gibt es eine neue Aktion, welche es erlaubt einen Übergang auszuführen. Die Aktion ist nur unter den Triggers und den zeigesteuerten Ereignissen vorhanden.
Ebenfalls ist darauf zu achten, dass ein Übergang nur automatisch ausgeführt werden kann, wenn nur ein Übergang vorhanden ist. Sind vom Status mehrere Übergänge vorhanden, kann der Trigger oder das zeitgesteuerte Ereignis nicht korrekt ausgeführt werden.
Dazu kann bei den Triggers oder bei den zeitgesteuerten Ereignissen die Aktion "Nächsten Übergang ausführen" ausgewählt werden.
Nachdem die Aktion hinzugefügt wurde, kann der entsprechende Trigger oder das zeitgesteuerte Ereignis konfiguriert werden.
Neuerung "Übergang via Aktion ausführen bei Triggers und zeitgesteuerten Ereignissen" ab Version 23.1
Im folgenden Beispiel werden Zeichen für die Formeleingabe verwendet. Die Tabelle soll das Zeichen sowie deren Funktion aufzeigen.
| Zeichen | Funktion |
| > | grösser als |
| < | kleiner als |
| >= | grösser oder gleich als |
| <= | kleiner oder gleich als |
| = | gleich als |
| != | ungleich als |
Beispiel Benachrichtigung per E-Mail bei fälligen Aufgaben
Ist eine Benachrichtigung bei fälligen Aufgaben gewünscht, kann dies über die zeitgesteuerten Ereignisse ausgelöst werden.
Danach kann die Kondition für das Ereignis definiert werden. Für dieses Beispiel ist das relevante Feld "Fällig am".
Dazu auf Kondition hinzufügen und Feldwert überprüfen auswählen.
Nun kann via Feld "Fällig am" zur Kondition hinzugefügt werden. Dies entspricht der Variable "DueDate".
Nun kann man den Überprüfungswert als Formel eintragen. Dabei kann der definierte Wert variabel, ungleich, gleich, grösser oder kleiner sein.
mit einem Klick auf "f" können die Werte eingetragen werden und anschliessend wird die Formel automatisch generiert.
Nachdem Klick auf "f" kann, zuerst die Funktion gewählt werden. Für die Benachrichtigung per Mail die Funktion Datum (Today) auswählen.
Danach die Definition der Funktion vornehmen. Dabei können folgende Eingaben vorgenommen werden: +/-, Anzahl und ob es sich um Tage, Wochen oder Jahre handelt. Dabei geht das Activity immer vom Tagesdatum (Heute) aus.
Beispiel:
Ausgangslage ist der 01.07.2022. Nun wird Heute + zwei Tage gewählt. Somit würde man von allen Aufgaben mit diesem Aktivitätstyp eine Benachrichtigung erhalten, welche die Fälligkeit 03. Juli besitzen.
Danach können noch die Vorzeichen angegeben werden. Dies beinhaltet grösser (>),kleiner (<), ungleich (!) und gleich (=).
In diesem Fall wäre dies kleiner (<) und gleich (=) [Heute + 2 Tage]. Somit erhält der entsprechende Benutzer jeweils eine Benachrichtigung von den Aufgaben, welche die Fälligkeit am 03. Juli oder tiefer haben. Würde man das Vorzeichen von kleiner (<) zu grösser (>) ändern, würde der Benutzer für alle Aufgaben, welche eine Fälligkeit am 03. Juli oder höher haben eine Benachrichtigung erhalten.
Dasselbe Schema gilt auch mit [Today - 2D]. Geht man wieder vom 01. Juli aus, wäre die Basis für grösser oder kleiner der 28. Juni.
Für das Versenden der E-Mail sollte zuerst noch eine Aktion hinterlegt werden. Dazu den Reiter auf "Aktion" wechseln.
Innerhalb der Konfiguration kann mit statischem Text oder auch mit Variablen gearbeitet werden.
Über die zeitgesteuerten Ereignisse können nun einmalige sowie mehrmalige Erinnerungen eingerichtet werden. Für die Einrichtung stehen entsprechend zwei Vorlagen zur Verfügung. Da die Einrichtung eher komplex ist wurden Vorlagen erstellt. Die Vorlagen befinden sich unter Extras.
Einmalige Erinnerung
Bei der einmaligen Erinnerung werden die Aufgaben der letzten 30 Tage berücksichtigt. Die Überprüfung findet dabei alle 4 Stunden statt (Intervall). Ist die letzte Änderung auf der Aufgabe älter als 24 Stunden, dann wird eine Erinnerung versendet. Dies kann aufgrund des Intervalls leicht zeitverzögert auftreten. Um dem Vorzubeugen kann man die Zeit der Benachrichtigungen um die Stunden des Intervalls verkürzen. Alle genannten Werte können im zeitgesteuerten Ereignis manuell angepasst werden.
Die späteste Erinnerung findet immer wie folgt statt: Definition “älter als x Stunden” + Intervall.
Beispiel: Ist “älter als 24 Stunden” sowie ein Intervall von 4 Stunden definiert, wird die Erinnerung (bzw. die definierten Aktionen) frühestens nach 24 Stunden, spätestens aber nach 28 Stunden versendet (bzw. ausgeführt).
Beispiel:
Möchte man die Erinnerung nach 24 Stunden und der Intervall beträgt 4 Stunden, setzt man die Zeit auf 20 Stunden. Somit kommt man näher an die 24 Stunden mit 20 Stunden sowie 4 Stunden vom Intervall.
Mehrmalige Erinnerungen
Die mehrmaligen Erinnerungen sind grundsätzlich gleich aufgebaut wie die einmalige Erinnerung. Zusätzlich kann aber definiert werden, in welchem Zeitabstand die erneuten Erinnerungen ausgeführt werden sollen. Dafür steht der “ReminderSentAt check” zur Verfügung, bei welchem man den Zeitabstand für die erneuten Erinnerungen definieren kann.
Die restliche Logik deckt sich mit der einmaligen Erinnerung.
Auch hier gilt es die Zeit des Intervalls zu berücksichtigen.
Anschliessend kann die gewünschte Aktion definiert werden. Dies kann per Mail oder Notification sein. Allgemein gilt: Die Konditionen sollen nur mit Vorsicht bearbeitet werden. Im Optimalfall passt man nur die Zeitangaben an.
Hinweise:
- Die zeitgesteuerten Ereignisse können verzögert ausgelöst werden. Dabei spielt Intervall sowie die Dauer bis zur Benachrichtigung eine Rolle. Es ist zu empfehlen die Kondition anzupassen und nicht den Intervall.
Bei der Einrichtung empfiehlt es sich Aktionen zu wählen, welche zurückhaltend sind. Es empfiehlt sich eine Aktion wie “Feldwert schreiben” (in die Aufgabe) um die Erinnerung zu testen. Aktionen wie “E-Mail versenden” sind während der Einrichtung nicht empfohlen.
Es ist empfehlenswert, den Intervall nicht zu klein zu wählen. Je nach definierten Aktionen kann es sonst z.B. zu einer E-Mail-Flut an die Benutzer kommen.
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