2.2. Übersicht Workflow Modul Visumskontrolle - Visumskontrolle - Modulanleitung

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Visumskontrolle - Modulanleitung - 2. Modul Visumskontrolle / 2.1. Übersicht Modul Visumskontrolle und Visiererlogik erklärt / 2.2. Übersicht Workflow Modul Visumskontrolle

Rechnungseingang / Belege erfassen

  1. Sobald der rote Hinweis „nicht kontierte Belege vorhanden“ ersichtlich ist, kann eine Kontierung Belege vorgenommen werden.
    Mehr zum Thema wie die Belege hier erscheinen können: 2.1.4. Einstellungen - Konfiguration - Visumskontrolle - Scanning
  2. Belege zuordnen


     
    Neuerung "Belege per Drag 'n' Drop nach Beleg zuordnen kopieren" ab Version 25.1

    Fehlende PDF-Belege welche man in der Dokumentenablage hat, kann man einfach per Drag 'n' Drop reinziehen.


    Neuerung "Belege per Drag 'n' Drop nach Beleg zuordnen kopieren" ab Version 25.1
  3. Eine direkte Erfassung der Belege mit allen nötigen Angaben wird über "Kreditorenbeleg erfassen" getätigt:

     

    Beleginformationen und Lieferant vor dem Buchen automatisch erkennen lassen 

    Neuerung "Beleg analysieren in Belege zuordnen" ab Version 23.1

    Mehrere Belege können mit der Funktion "Extras / Belege analysieren" automatisch auf ein Mal erkannt werden.
    Dabei werden die Informationen wie wenn man sie mit dem Fänger "..." abgefüllt.
    So ist weniger Handarbeit gefordert.

    mceclip1.png

    Dieselbe Funktionalität gibt es auch für einzelne Belege über das Kontextmenü -> Analyse:

    mceclip3.png

    Neuerung "Beleg analysieren in Belege zuordnen" ab Version 23.1
    Von Hand den Beleg analysieren, wenn es automatisch nicht geht (z. B. ESR-Belege)
    Auf die "..." beim Feld "ESR" klicken, danach kann man mit dem Fadenkreuz die ESR vom orangen Einzahlungsschein oder den Swiss QR Code von der QR-Rechnung markieren.
    Die entsprechenden Informationen werden dann automatisch vorabgefüllt.
    -> Bei Belege vom ScanClient werden diese Informationen in der Regel mitgeliefert.
    Siehe dazu: https://support.sorba.ch/hc/de/articles/360002875880


    ESR / IBAN - Erkannter Code gemäss Fadenkreuz.
    Ref.-Nr: - Erkannte Referenznummer gemäss automatischer Erkennung (Fadenkreuz)
    Lieferant: - Lieferantenzahlstelle gemäss automatischer Erkennung. Es muss in den Lieferantenzahlstellen eine entsprechende Zahlstelle vorhanden haben, dass der Kreditor anschliessend automatisch zugewiesen werden kann.
    Neuerung "Projekt unter Belege zuordnen angeben" ab Version 23.1

    Projekt - Optional kann hier direkt das Projekt angewählt werden. Es wird dann direkt in die Erweiterte Kreditorenerfassungsmaske übernommen.

    Neuerung "Projekt unter Belege zuordnen angeben" ab Version 23.1
    Rech-Datum: - Wird als Rechnungsdatum und FIBU-Datum in der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Dispo-Datum: - Wird ins Feld Dispo-Datum der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Rech. Nr.: - Kann auch mit "..." und dem Fadenkreuz an der entsprechenden Stelle in der Rechnung automatisch ausgefüllt werden. Wird ins Feld "Rechn-Nr. Lief." der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Zahlungskonditionen - Wird ins Feld Zahlungsbedingungen in der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Adresse Zahlungsempfänger - Wird nur für die Visumskontrolle verwendet und hat keinen speziellen Technischen oder Kaufmännischen Einfluss.
    Bemerkungen - Wenn ausgefüllt wird der Text ins Feld "Bemerkung" der Kreditoren übernommen.
     
    Neuerung "FiBu-Datum in Beleg zuordnen erfassen" ab Version 21.1

    FiBu-Datum - Optional, wenn benötigt, kann hier das FiBu-Datum für den zu buchenden Beleg vorgegeben werden. Ansonsten wird automatisch das Rechnungsdatum (Rech-Datum) beim Buchen angenommen.

    Neuerung "FiBu-Datum in Beleg zuordnen erfassen" ab Version 21.1
    Neuerung "Zahlbar bis - Zahlungsziel übernehmen" ab Version 20.2

    Zahlbar bis - Wird ins Feld Zahlungsziel übernommen. Das Ausfüllen vom Feld ist nur nötig, wenn explizit ein nicht gemäss Zahlungskonditionen automatisch berechneter Zeitpunkt verwendet werden soll.

    Neuerung "Zahlbar bis - Zahlungsziel übernehmen" ab Version 20.2
  4. Falls Angaben zur vollständigen Erfassung fehlen ( z.B. Auftragsnummer ) kann über Frage stellen zuerst alles nötige angefragt werden. Die Frage kann an jeden User gestellt werden, welcher die Visumskontrolle aktiv hat.
    Eine Fragestellung wird in der Todo Liste dargestellt und kann über Antwort geben beantwortet werden.

  5. Auf jedem Beleg können Markierungen bei Fragestellungen oder beim Kredibeleg erfassen hinterlegt werden. Die Markierungen werden dann auf dem PDF übernommen und auch so im ProjektQuick abgelegt

  6. Sobald der Beleg verbucht wird, wird die Visiermaske aufgezeigt.
  7. Die aktiven Visierer (linke Spalte) werden anhand der abgelegten Informationen aus der Projektmaske herausgelesen.
    Der Beleg wird nach Bestätigung mit OK dem jeweiligen VIsierer inkl. Schlussvisierer zugewiesen.
  8. Die Maske kann durch die Auswahl in der rechten Spalte beliebig gesteuert werden, indem einzelne Personen ausgewählt werden.

    mceclip0.png

  9. Keine Visumspflicht erforderlich, kann pro Beleg oder für den ganzen Lieferanten abgelegt werden. Somit wird der ganze Workflow übersprungen und der Beleg wird direkt im KREDI-journal für den Übertrag in die Fibu freigeschaltet.

  10. Belege visieren

    Der Beleg wird dem Bauführer in die Todo Liste eingetragen. Über Belege visieren kann der Beleg bearbeitet werden.

  11. Der Visierer hat drei Optionen einen Beleg zu bearbeiten: OK, nicht OK, nicht für mich

  12. Visum OK
    Beleg wird zur nächsten Visierstufe gesendet (Schlussvisierer). Falls keine weitere Stufe erfasst ist, wird der Beleg im Kredi für die Übertragung ins FIBU-Journal freigegeben.

    Visum nicht OK

    Beleg wird dem Belegerfasser wieder zurückgeschickt, damit die nötigen Anpassungen vorgenommen werden können.

    Nicht für mich

    Beleg wird auch hier an den Belegerfasser zurückgesendet. Über Visierer ändern kann der Bauführer angepasst werden.

    Mehr zum Fenster Belege visieren steht in diesem Help Center Artikel: 2.2.3. Belege visieren im Detail - Visumskontrolle - Modulanleitung
  13. Sobald der Schlussvisierer das letzte Visum erteilt hat, wird im KREDI-Journal der Haken Visum erteilt gesetzt.
    Sobald dieser letzte Haken gesetzt ist, ist der Visierungslauf abgeschlossen. Der Beleg kann über Verbuchung Kreditorenrechnungen ins FIBU-Journal übertragen werden.



    Neuerung "Ablage des Belegs als PDF A" ab Version 19.1

    Die Belege aus der Visumskontrolle werden automatisch als PDF/A abgelegt. 

    Neuerung "Ablage des Belegs als PDF A" ab Version 19.1
Neuerung "Belege werden beim Erfassen - Visieren durchsuchbar gemacht" ab Version 19.2

Die Belege werden beim Zuordnen und Visieren jeweils durchsuchbar gemacht.
Somit können diese zum Beispiel im DMS über die Suche gefunden werden.
Dies wird in den Einstellungen im Register "Scanning" mit der Option "OCR-Scan beim Beleg zuordnen durchführen" aktiviert.

Neuerung "Belege werden beim Erfassen - Visieren durchsuchbar gemacht" ab Version 19.2
Neuerung "Erweiterte Erkennung von Beleginformationen" ab Version 23.1

Erweiterte Erkennung von Beleginformationen

Mit dem "Vorlagen Manager" erstellt man pro Lieferant / Kreditor Masken um die individuellen Informationen wie Rechnungsnummer, Bemerkungen, Auftragsnummer usw..., welche nicht als Information im Swiss-QR-Code stehen, automatisch zu erkennen.

Diese Masken erstellt und verwaltet man unter "Belege zuordnen":

  • Mit "rechte Maustaste -> Vorlage nach diesem Beleg erstellen"
  • Oder "Extras / Vorlagen Manager".

mceclip0.png

  1. Um ein Feld für die Maske zu definieren, klicken und ziehen Sie in der Bildschirmvorschau
    mceclip1.png
  2. Das erstellte Maskenfeld kann mit dem schwarzen Punkt unten rechts in der Grösse angepasst werden.
  3. Über den Dropdown-Pfeil definiert man, was dies für ein Maskenfeld ist:
    mceclip2.png
    Zur Verfügung stehen:
    Rechnungsnummer - Feld Rech-Nr
    Rechnungsdatum - Feld Rech-Datum
    Bemerkung -  Feld Bemerkungen
    Zahlbar bis - Wenn benötigt, Feld Zahlbar-bis: hat Einfluss auf die Skontoberechnung usw...
    Auftragsnummer - Nach dieser Auftragsnummer wird im ProjektQuick gesucht und der Beleg wird für diese Nummer vorgeschlagen.
    Zahlungskonditionen
  4. Mit "..." kann für das Maskenfeld eine Vorgabe definiert werden, um die Erkennung zu Verbessern.
    mceclip3.png
    Anzahl Zeichen von / bis - Wenn zum Beispiel Werte innerhalb einer Zeichenkette benötigt werden.
    Blacklist - Diese Zeichen ausfiltern und nicht mit übernehmen.
    Mehrere Wörter - Anhaken, wenn z. B. Leerschläge vorkommen und man den gesamten Text benötigt.
  5. Button "Speichern Schliessen" betätigen um das Fenster zu verlassen.
  6. Die Maske wird beim "Analysieren" (Belege analysieren & Kontextmenu -> Analyse) angewendet.

Bei eingescannten Belegen ist die Qualität (dpi) und Ausrichtung des Dokumentes ausschlaggebend, wie zuverlässig die Informationen zugewiesen werden können.

Neuerung "Erweiterte Erkennung von Beleginformationen" ab Version 23.1


Lieferschein-Kontrolle in der Visumskontrolle

Variante 1 - Belege zuordnen

Mit der Erweiterten Kreditorenerfassungsmaske aktiv wird das Fenster der Lieferscheinkontrolle direkt in der Maske angezeigt. Ein spezielles Fenster ist nicht nötig.

Mit der "alten" Kreditorenerfassungsmaske aktiv wird das Fenster der Lieferscheinkontrolle entweder vor der Visierer-zuweisen-Maske oder nach der Visierer-zuweisen-Maske angezeigt, je nach Einstellung.

Variante 2 - Belege visieren

Der Sachbearbeiter, welcher den Kreditor erfasst muss nicht zwingend wissen, welcher Lieferschein mit dem Kreditorenbeleg verrechnet wurde.
Mit der entsprechenden Einstellung aktiv, kann der Visierer unter Belege Visieren diese Lieferscheine selber abhaken:

Neuerung "Lieferscheinkontrolle in Belege visieren verfügbar" ab Version 22.1

Der Bereich Lieferscheinkontrolle für Lieferscheine aus dem Tagesrapport und Unterhalt wird eingeblendet, wenn die Einstellung "Lieferscheinkontrolle in Belege visieren Fenster" aktiv ist und auch Lieferscheine auf dem entsprechenden Kreditor vorhanden sind:

mceclip0.png

Wenn nötig kann der Nettopreis der Artikel angepasst werden. Auf den Totalbetrag der Rechnung hat dies aber keinen Einfluss.
Mit dem Setzen vom Haken im Feld "Kont" wird der Kontrolliert-Haken gesetzt und der Datensatz erscheint auf der nächsten Rechnung nicht mehr.

Neuerung "Lieferscheinkontrolle in Belege visieren verfügbar" ab Version 22.1

 

Meldung "Verbuchte Datensätze vorhanden. Preis wird NUR auf den Lieferscheinen angepasst. Trotzdem fortfahren?" erscheint.

Diese Meldung erscheint für Positionen, welche von einem Tagesrapport stammen, welcher bereits weiterverbucht wurde.
Und auch da nur, wenn die Daten in die KFM-Journale exportiert wurden.
Positionen welche in die Regiebaustelle exportiert werden, müssen in der Regiebaustelle nicht angepasst werden, weil da sowieso der Regiepreis der Regieverknüpfung (Position aus Regietarif) genommen wird.
Hier geht es um den Nettopreis, welcher in die KFM-Journale geschrieben wird.
In diesem Fall müsste man den Nettopreis, wenn überhaupt nötig, im entsprechenden KFM-Journal korrigieren.
Da die Position über den Kreditor gegenverrechnet wurde, wird auf dem Auftrag sowieso der Preis der Kreditoren-Rechnung übernommen und der Artikel selber auf "0" und "kontrolliert" gestellt.

Neuerung "In durchsuchbare PDFs umwandeln (OCR-Erkennung)" ab Version 23.1

In durchsuchbare PDFs umwandeln (OCR-Erkennung)

Belege können über die globale Funktion "Extras / In durchsuchbare PDFs umwandeln" oder über das Kontextmenü auf einem spezifischen Beleg mit "In durchsuchbares PDF umwandeln" in durchsuchbare PDFs umgewandelt werden.

Neuerung "In durchsuchbare PDFs umwandeln (OCR-Erkennung)" ab Version 23.1
Neuerung "PDF-Belege in Belege zuordnen aufteilen" ab Version 23.2

PDF-Belege aufteilen / aufsplitten

PDF-Belege können unter "Belege zuordnen" direkt aufgeteilt werden, sollten mehrere Belege in einer einzelnen PDF-Datei gelandet sein:

  1. Klicken Sie auf den Beleg.
  2. Im Vorschau-Navigator erscheinen die einzelnen Seiten vom Beleg mit einer Checkbox links daneben.
  3. Setzen Sie den Haken bei jedem gewünschten Blatt welches das Titelblatt vom neuen Dokument sein soll:
  4. Teilen Sie nun das Dokument auf.
    a - Rechte Maustaste -> Beleg aufteilen

    b - Extras / Beleg aufteilen

Hinweis
Die gesetzten Haken werden bei einem Belegwechsel automatisch verworfen.

Neuerung "PDF-Belege in Belege zuordnen aufteilen" ab Version 23.2
Neuerung "Überprüfung DMS in Funktionen" ab Version 20.2

 

DMS - Was zu beachten ist

Sobald die Belege zugeordnet sind, werden die Dokumente im DMS abgespeichert und sind nicht mehr in den SorbaDaten.
Aus diesem Grund muss der eingeloggte mySORBA-Benutzer zwingend Zugriff auf das DMS haben.

Der Anwender wird bei diversen Programmfunktionen darauf hingewiesen:

mceclip1.png

kvCtrl64

DMS Anmeldung fehlgeschlagen, Belege können nicht zugeordnet werden!

oder diese Variationen:

  • ... Belege können nicht visiert werden!
  • ... Beleg kann nicht storniert werden!
  • ... Kontierstempel kann nicht gesetzt werden!
  • ... Es kann keine Frage gestellt werden!
  • ... Es kann keine Frage beantwortet werden!

 

Neuerung "Überprüfung DMS in Funktionen" ab Version 20.2

 

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