11.1. Reisezeit - Baustellenzeit

Neuerung "Baustellenzeiterfassung: Reisezeit" ab Version 21.1

Reisezeit

Reisezeiten berechnen
Die Reisezeiten von den verschiedenen Sammelstellen der Firma und von den Wohnorten der Mitarbeiter zu den jeweiligen Baustellen können automatisch via Google Maps berechnet werden. Dafür steht im ProjektQuick folgender Menüpunkt zur Verfügung:

Wird "Reisezeiten berechnen" ausgeführt, werden zum einen die Reiszeiten der verschiedenen Sammelstellen zur gewählten Baustelle berechnet, zum anderen werden die Reisezeiten von den Wohnorten aller Mitarbeiter zur gewählten Baustelle ermittelt.

Hinweis: Bei der ermittelten Reisezeit handelt es sich jeweils um den Hin- und Rückweg.

Sammelstellen definieren
Die verschiedenen Sammelstellen werden im Fenster "Firmen" (DEBI-/KREDI-Journal) erfasst:

Dazu müssen die Sammelstellen vorgängig im AdressQuick als Adresse eröffnet worden sein und müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Adresse darf nicht inaktiv sein (Feld "INAKTIV")
• Adresse benötigt eine Firmennummer (Feld "FNR")
• Adresse benötigt eine Debi-Nummer (Feld "KD_NR")
• Adresse benötigt ein Debi-Sammelkonto (Feld "DBS_KTO")
• Adresse benötigt ein Kredi-Sammelkonto (Feld "KRS_KTO")

Anschliessend steht die Adresse im Fenster "Firmen" zur Verfügung und muss für die jeweilige Sammelstelle gewählt werden:

Google Maps verwendet somit für die Berechnung der Reisezeit die auf dem jeweiligen Sammelplatz hinterlegte Adresse (Strasse, PLZ, Ort).

Bei nur einer Sammelstelle, nämlich dem Firmensitz, müssen keine Sammelstellen im Fenster "Firmen" definiert werden. In diesem Fall verwendet mySORBA für die Berechnung der Reisezeit automatisch die Adresse des Hauptmandanten:

Mitarbeiter den Sammelstellen zuweisen
Sind die Sammelstellen definiert, müssen die Mitarbeiter den Sammelstellen zugewiesen werden. Das erfolgt im Personalstamm über das Feld "Firma". So weiss die Baustellenzeit-Matrix anschliessend, welcher Mitarbeiter von welcher Sammelstelle aus auf die Baustelle fährt und kann dadurch die Reisezeit von der entsprechenden Sammelstelle beziehen:

Wichtig: Wird als Sammelplatz nur der Hauptmandant verwendet, muss den Mitarbeitern im Personalstamm im Feld "Firma" der Wert 1 hinterlegt werden. Sind mehrere Sammelstellen im Fenster "Firmen" definiert, kann in der Auswahl die richtige Sammelstelle gewählt werden.

Ermittelte Reisezeiten in der Baustellenzeit-Matrix verwenden
Die ermittelten Reisezeiten können nun in der Baustellenzeit-Matrix für Regeldefinitionen und Buchungen verwendet werden. Dafür existieren die folgenden Regel-Typen:

1. Regel-Typen für Reisezeiten:

• Reisezeit Wohnort zu Sammelstelle:
  Mit diesem Regel-Typ wird der Wert eines frei definiertes Feldes (oben Nr. 2) aus dem Personalstamm bzw. Temporärstamm bezogen. In diesem frei definiertem Feld wird die Reisezeit vom Wohnort des Mitarbeiters zu seiner Sammelstelle definiert. Unter Nr. 3 kann ein allfälliger Zeitabzug auf die Reisezeit definiert werden.
• Reisezeit Sammelstelle zu Baustelle:
  Mit diesem Regel-Typ wird die Reisezeit der jeweils zutreffenden Sammelstelle des rapportierten Mitarbeiters bezogen. Unter Nr. 3 kann ein allfälliger Zeitabzug auf die Reisezeit definiert werden.
• Reisezeit Wohnort zu Baustelle:
  Mit diesem Regel-Typ wird die Reisezeit vom Wohnort des jeweiligen Mitarbeiters zur rapportierten Baustelle bezogen. Unter Nr. 3 kann ein allfälliger Zeitabzug auf die Reisezeit definiert werden.
•  

2. Feldauswahl aus Personal- bzw. Temporärstamm für Arbeitsweg von Wohnort des Mitarbeiters zur jeweiligen Sammelstelle. Dieser Arbeitsweg wird nicht automatisch berechnet, da der Arbeitsweg einmalig manuell ermittelt und dem Mitarbeiter hinterlegt werden kann.

3. Zeitabzug. Der Zeitabzug von der Reisezeit wird direkt gerechnet, sprich das Resultat wäre gemäss obigem Beispiel bereits mit Abzug einer halben Stunde. Negative Resultate werden mit 0.0 zurück gegeben.

Mit all diesen Reisezeiten von den Sammelstellen und den Wohnorten der Mitarbeitern auf die Baustellen und den Arbeitswegen von den Mitarbeitern zu den jeweiligen Sammelstellen, ist es mit den oben genannten Regel-Typen möglich, die Reisezeitvergütungen gemäss Vorgaben des Verbandes abzubilden.

So bspw. die geltenden Grundlagen des LMVs. 

Neuerung "Baustellenzeiterfassung: Reisezeit" ab Version 21.1

Neuerung "Berechnungszeitpunkt für Reisezeiten definieren / Funktion "Reisezeiten berechnen" im Personalstamm" ab Version 24.1

Berechnungszeitpunkt für Reisezeiten

In den Einstellungen der Stundenkarte kann der Zeitpunkt (Uhrzeit) definiert werden, welcher für die Berechnung der Reisezeiten verwendet werden soll. Dabei geht es nicht darum, dass zur definierten Uhrzeit die Reisezeiten automatisch berechnet werden, sondern darum, dass für die Ermittlung der Route und somit der Reisezeit via Google Maps, die definierte Uhrzeit verwendet wird. Sprich, zur gesetzten Uhrzeit würde man diese Strecke fahren.

So wird man für eine Strecke um 23:45 Uhr ohne Verkehr um einiges schneller sein Ziel erreichen, als bspw. um 17:15 Uhr mit Feierabendverkehr. Durch Angabe "Ber. Zeitp. RZ" lässt sich dies steuern, was unmittelbar Auswirkung auf die anschliessenden Zuschlagsbuchungen hat.

Funktion "Reisezeiten berechnen" im Personalstamm

Die Funktion "Reisezeiten berechnen" steht auch im Personalstamm zur Verfügung. Das sowohl im Personalstamm, welcher über das AdressQuick geöffnet werden kann

als auch im Personalstamm im Lohn-Modul:

Mit der Funktion im Personalstamm werden nur die Reiszeiten des mit dem Cursor markierten Mitarbeiters berechnet und auch nur jene vom Wohnort des Mitarbeiters zu den Baustellen.

Die Reiszeiten von den Sammelplätzen zu den Baustellen werden weiterhin nur über die Funktion "Reisezeiten berechnen" im ProjektQuick berechnet.

Die Funktion hier im Personalstamm dient vor allem dazu, die Reisezeiten für neue Mitarbeiter berechnen zu können, ohne immer den kompletten Berechnungslauf im ProjektQuick anstossen zu müssen.

Neuerung "Berechnungszeitpunkt für Reisezeiten definieren / Funktion "Reisezeiten berechnen" im Personalstamm" ab Version 24.1

Neuerung "Baustellenzeit: An- und Rückreiseart inkl. % Aufteilung 30-Minuten-Abzug zu Lasten Mitarbeiter" ab Version 23.2

An- und Rückreiseart inkl. % Aufteilung 30-Minuten-Abzug zu Lasten Mitarbeiter

Um die Vorgaben des LMVs auf einfache Art und Weise umsetzen zu können, kann im Zeiterfassungsfenster (Stundenkarte/Tagesrapport/Tagesrapport Client/myRapport App) die Reiseart für die An- und Rückreise definiert werden:

Zur Auswahl stehen

• Ab Wohnort (= auf Mitarbeiter hinterlegte Adresse)
• Ab Sammelstelle (= auf Mitarbeiter gewählte Sammelstelle (Feld "FIRMA"))
• Fahrer (= dem Mitarbeiter wird die volle Reisezeit ohne Abzüge gutgeschrieben, verwendet wird dabei immer die von Google Maps ermittelte Reisezeit von Sammelstelle des Mitarbeiters (Feld "FIRMA") zu Projekt)

In den erweiterten Einstellungen des Tagesrapports kann die Standard-Reiseart definiert werden, welche für die An- und Rückreise verwendet wird:

Ist keine Standard-Reiseart gewählt, wird "Ab Sammelplatz" verwendet.

Die Reiseart für An- und Rückreise kann jedoch auch manuell in den jeweiligen Zeiterfassungsfenstern abgeändert werden:

Beispiel Stundenkarte

Beispiel Tagesrapport

Als zusätzliche Unterstützung wird im Tagesrapport die zuletzt in Kombination mit dem gewählten Projekt vorhandene Reiseart ermittelt und vorgeschlagen. Dennoch ist wichtig zu wissen, dass die Reiseart für An- und Rückreise nicht auf dem Projekt abgelegt wird, sondern jeweils pro Mitarbeiter und Datum. Die Informationen sind somit durchgängig. Wird die Reiseart bspw. im Tagesrapport manuell geändert, wird dies auch an allen anderen Orten entsprechend angezeigt, da von überall auf eine zentrale Reisearttabelle zugegriffen wird. Das für die Anreise bzw. Rückreise relevante Projekt wird aufgrund des ersten bzw. letzten rapportierten Zeiteintrages des Mitarbeiters für das entsprechende Datum ermittelt.

Je nach gewählter Reiseart wird die über Google Maps ermittelte Reisezeit (zum jeweiligen Projekt) für die weitere Berechnung verwendet.

Damit die entsprechenden Buchungen der Reisezeiten (An- und Rückreise) erfolgen können, muss folgende Regel in der Baustellenzeit-Matrix eingerichtet werden:

1. Regelgruppe für die Reisezeit
2. Regel für die Reisezeit
3. Bedingung für die Regel der Reisezeit. Hier können noch weitere kundenspezifische Bedingungen ergänzt werden, wie bspw. die Abfrage des Verbandes.
4. Separate Buchungen für An- und Rückreise. Im Beispiel werden diese Buchungen auf separate Lohnarten vorgenommen. Hier kann man auch für beide Buchungen dieselbe Lohnart verwenden.
5. Definition der Buchung für die Anreise. Beim Typ "Anreisezeit" muss im "Feld" ein Personalfeld angegeben werden, in welchem für die Mitarbeiter die Fahrzeit von ihrem Wohnort zu ihrer Sammelstelle hinterlegt ist. Dieser Wert wird für die anschliessende Berechnung der Reiseart "Ab Wohnort" benötigt.
6. Definition der Buchung für die Rückreise. Beim Typ "Rückreisezeit" muss im "Feld" ein Personalfeld angegeben werden, in welchem für die Mitarbeiter die Fahrzeit von ihrem Wohnort zu ihrer Sammelstelle hinterlegt ist. Dieser Wert wird für die anschliessende Berechnung der Reiseart "Ab Wohnort" benötigt.

Wurden die benötigten Reisezeiten via Google Maps berechnet und die Regel für die Buchung der zu vergütenden Reisezeiten erstellt, werden die Reisezeiten nun aufgrund der gewählten Reiseart in der Stundenkarte gebucht.

Beispiel gebuchter An- und Rückreisezeiten

Für die Buchungen relevante Daten

Ermittlung Projekte:

• Projekt mit erstem Zeiterfassung des Tages: 2020007 wird somit für Anreise verwendet
• Projekt mit letzter Zeiterfassung des Tages: 2019002 wird womit für Rückreise verwendet

Definierte Reisearten:

• Ab Wohnort für Anreise
• Ab Sammelstelle für Rückreise

Von Google Maps ermittelte Reisezeiten (Wert = Hin- und Rückweg):

• Anreise: Projekt 2020007 ab Wohnort = 2.06 Stunden
• Rückreise: Projekt 2019002 ab Sammelstelle = 0.90 Stunden

Fahrzeit Wohnort Mitarbeiter zu Sammelstelle (relevant für Abzug wenn Reiseart "Ab Wohnort"):

• Im Personalfeld "NUM3" gesetzter Wert = 0.40 Stunden

30-Minuten-Abzug zu Lasten der Mitarbeiter:

• 0.50 Stunden

Aufgrund dieser Informationen wird nun der 30-Minuten-Abzug prozentual auf die An- und Rückreisezeit aufgeteilt und entsprechend in Abzug gebracht, damit anschliessend die effektiv zu vergütende Reisezeit für An- und Rückreise gebucht werden kann:

• Anreise = 0.34 Stunden 
• Rückreise = 0.24 Stunden

Als Hilfestellung ist diesem HelpCenter-Artikel eine Excel-Datei angehängt, welche heruntergeladen werden kann. Damit können die gebuchten Reisezeiten nachvollzogen werden.

Neuerung "Baustellenzeit: An- und Rückreiseart inkl. % Aufteilung 30-Minuten-Abzug zu Lasten Mitarbeiter" ab Version 23.2