APP SORBA mySORBA App – iOS & Android

Folgen
Print Friendly and PDF

In diesem Artikel geht es um die SORBA mySORBA App.

Diese Anleitung ist geeignet für:
mySORBA, mySORBA.Light, mySORBA.Studenten ab Version 20.2

Diese Anleitung ist nicht geeignet für:
mySORBA, mySORBA.Light, mySORBA.Studenten Versionen bis 20.2

SORBA mySORBA App

Die mySORBA App kann via dem Google Play Store (Android) oder dem Apple App Store (iOS) heruntergeladen werden:

 - Google Play Store:

https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.sorba.mysorbaapp&gl=CH

 - Apple App Store:

https://apps.apple.com/ch/app/mysorba/id1544732251

Voraussetzungen 

Um die SORBA mySORBA App zu verwenden, benötigen Sie einen mySORBA-Benutzer. Mit diesem Benutzer loggen Sie sich in der mySORBA App ein. Auf diesem mySORBA-Benutzer muss die SORBA-Domäne sowie Ihr SORBA Workspace-Benutzername und das zugehörige Kennwort hinterlegt sein.

Hinweis:

Für den SORBA Workspace-Benutzer ist ein Kennwort zwingend.

Falls Sie noch keine Login-Daten für die SORBA mySORBA App besitzen, wenden Sie sich bitte an die SORBA Hotline 071 224 00 00. 

Login

mceclip0.png

Bereich 1: 

Für das Login wird ein mySORBA Benutzer und das zugehörige Passwort benötigt. Die Anmeldedaten (Benutzername = Zeile oben / Kennwort = Zeile unten) müssen hier eingegeben werden.

Bereich 2:

Die Logindaten können gespeichert oder jedes Mal neu eingegeben werden.

Bereich 3:

Dieser Button muss angewählt werden, um sich anzumelden.

Bereich 4:

Wenn das Passwort für das Login vergessen gegangen ist, kann dieses zurückgesetzt werden. Beim Antippen des "Passwort vergessen?"-Buttons öffnet sich das Fenster gemäss unten:

mceclip1.png

Beim Anwählen von "zurücksetzen" wird ein Link an die eingegebene E-Mail-Adresse verschickt, mit welchem Sie das Passwort zurücksetzen können.

Was kann die mySORBA App eigentlich?

Die mySORBA App kann vieles, denn sie vereint mehrere Apps in einer und nutzt dadurch optimal die Synergien. Aktuell beinhaltet die mySORBA App die Adress- und Projektverwaltung, das Activity und die Mitarbeiteransichten.

Die in der mySORBA App enthaltenen Applikationen können über das sogenannte Hamburger-Menü ausgewählt werden. Durch Antippen der jeweiligen Applikation wird deren Inhalt geladen:

mceclip2.png

mceclip3.png

Was es mit den einzelnen Apps auf sich hat, wird in den folgenden Kapiteln genauer erklärt.

Adress App

In der Adress App werden die im mySORBA erfassten aktiven Adressen aufgelistet. Es wird zwischen den folgenden drei Adresstypen unterschieden, welche auch durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet sind:

  • Adressen (aus AdressQuick)
    mceclip4.png
  • Bezugspersonen
    mceclip5.png
  • Mitarbeiter (aus Personalstamm)
    mceclip6.png

Aufbau Adress App

mceclip7.png

  1. Auswahl, welche Adresstypen in der Liste (3) angezeigt werden sollen:
    mceclip8.png
  2. Volltextsuche, welche die Liste (3) filtert.
  3. Auflistung der Adressen unter Berücksichtigung der unter Punkt 1 und 2 gesetzten Filter.
  4. Detailinformationenbereich der unter Punkt 3 gewählten Adresse.
  5. Kontaktdetails wie bspw. die Adresse (Strasse, PLZ und Ort). Wird die Adresse angetippt, öffnet sich die Adresse in Google Maps bzw. in der als Standard definierten Karten App. Bei Mitarbeitern werden, falls ausgefüllt, noch weitere Informationen wie Telefonnummern, Beruf, Gebutsdatum usw. angezeigt. Werden Telefonnummern angetippt, erscheint direkt die Abfrage, ob dieser Nummer angerufen werden will.
  6. Google Maps Auszug aufgrund der auf der Adresse hinterlegten Informationen: Strasse, PLZ und Ort.
  7. Hier werden alle Projekte aufgelistet, auf welchen die gewählte Adresse hinterlegt wurde. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Adresse als Rechnungs-, Referenz-, Kontaktadresse oder sonstiger Adresstyp hinterlegt wurde. Die verschiedenen Projekttypen werden mit Symbolen gekennzeichnet und weisen zudem direkt die wichtigsten Projektinformationen aus:
    • DQD (normale Baustelle)
    mceclip12.png
    • BAU (Regiebaustelle)
    mceclip13.png
    Durch Antippen eines Projekts, wird in die Projekte App gewechselt. Das gewählte Projekt ist direkt fokussiert und es werden dessen Projektdetails angezeigt:
    mceclip11.pngIn diesem Beispiel ist die gewählte Adresse als Rechnungsadresse auf dem Projekt hinterlegt.
  8. Hier werden die auf der gewählten Adresse abgelegten Dokumente dargestellt (Ordner, Bilder, Dateien wie Word, Excel, PDFs). Auf diesen Bereich wird im folgenden Kapitel genauer eingegangen.

Dokumentenbereich im Adress App

Über den Bereich Dokumente hat man auf die Ordner und Dateien, welche auf der gewählten Adresse abgelegt sind, Zugriff. Dieser Bereich steht nur für "normale" Adressen aus dem AdressQuick zur Verfügung. Bei Bezugspersonen und den Mitarbeitern existiert dieser Bereich nicht. Zudem werden die Standardordner "Debitoren" und "Kreditoren" nicht angezeigt.

mceclip0.png

Im Bereich Dokumente können die bereits auf der Adresse abgelegten Ordner und Dateien nicht nur durch Antippen geöffnet und somit eingesehen werden, sondern es können auch neue Ordner erstellt und neue Dateien abgelegt werden, welche wiederum direkt im mySORBA zur Verfügung stehen.

Funktionen im Dokumentenbereich

Mit dem "Plus"-Symbol können die entsprechenden Funktionen geöffnet werden:

mceclip1.png

Bspw. kann ein neuer Ordner erstellt werden. Der gewünschte Ordername eintippen, speichern und der Ordner wird angelegt:

mceclip2.png

mceclip3.png

Neben einzelnen Dateien, Bildern und aufgenommenen Fotos können auch mehrere Bilder auf einmal gewählt und hochgeladen werden:

mceclip4.png

Es öffnet sich die Auswahl, in welcher die gewünschten Bilder selektiert und hinzugefügt werden können:

mceclip5.png

Für jede Datei die hochgeladen werden will, erscheint der Dialog der Namensgebung. Hier können die Dateien, falls gewünscht, mit einer neuen Bezeichnung versehen werden:

mceclip6.png

mceclip7.png

Neuerung "Auswahl der Bildqualität für Upload" ab Version 1.3.2

Für aus der Bibliothek ausgewählte Bilder und aufgenommene Fotos kann jeweils die Bildqualität definiert werden, mit welcher das Bild/Foto hochgeladen werden soll:

Zudem kann in den Einstellungen der App die gewünschte Bildqualität als Standard definiert werden, mit welcher die Bilder/Fotos hochgeladen werden sollen:

Die Standard Bildqualität kann jedoch vor dem effektiven Upload manuell übersteuert werden:

Neuerung "Auswahl der Bildqualität für Upload" ab Version 1.3.2

Anschliessend werden die Dateien im Ordner abgelegt, aus welchem heraus die Funktion gestartet wurde:

mceclip8.png

Ordner und Dateien können auch gelöscht oder umbenannt werden. Dazu mit dem Finger auf dem Ordner / der Datei nach links wischen:

mceclip9.png

Wird "Umbenennen" gewählt, erscheint ein Fenster, in welchem der Name neu eingegeben werden und gespeichert werden kann:

mceclip10.png

mceclip11.png

Zudem kann die Anzeige der Ordner und Dateien im Dokumentenbereich gewechselt werden:

mceclip23.png

mceclip24.png

Wird ein PDF oder eine Bilddatei angetippt, öffnet sich diese und es stehen Zeichnungsfunktionen zur Verfügung, mit welchen direkt in das Dokument hineingezeichnet werden kann. Hier als Beispiel die Zeichnungsfunktionen bei Bilddateien:

mceclip12.png

    1. Öffnet die Farbpalette. Die Vorschau gibt an, mit welcher Farbe gezeichnet wird.
      mceclip0.png
Neuerung "PDF Zeichnungsfunktionen: Grössere Farbpalette" ab Version 1.2.0

Den PDF Zeichnungsfunktionen steht dieselbe auswahlreiche Farbpalette zur Verfügung:

Neuerung "PDF Zeichnungsfunktionen: Grössere Farbpalette" ab Version 1.2.0
  1. Schliesst die Bildvorschau. Falls bereits Elemente gezeichnet wurden, erscheint folgende Abfrage:
    mceclip13.png
  2. Speichert die gezeichneten Elemente und schliesst die Bildvorschau. Die gezeichneten Elemente werden dabei auf das Bild gebrannt und können anschliessend nicht mehr entfernt werden.
  3. Öffnet die Auswahl der zur Verfügung stehenden Elementen. Die Vorschau gibt an, womit gezeichnet wird:
    mceclip14.png

In folgendem Beispiel wurde ein Pfeil und ein Text in der Zeichnung abgesetzt. Beim Text wird standardmässig das aktuelle Datum eingesetzt:

mceclip15.png

Der Text kann geändert werden, in dem der Text mit dem Finger angetippt und dadurch markiert wird. Sobald der Text markiert ist, steht auf der linken Seite das Tastaturen-Symbol zur Verfügung. Damit wird das Fenster für die Texteingabe geöffnet:

mceclip16.png

mceclip17.png

mceclip18.png

Solange die gezeichneten Elemente mittels Speichern noch nicht auf das Bild gebrannt wurden, können diese auch wieder gelöscht bzw. die letzten Änderungen am gewählten Element zurückgeholt werden. Hier im Beispiel die rote Linie:

mceclip19.png

Das gezeichnete Element antippen damit es markiert ist (ersichtlich an gepunkteter Linie):

mceclip20.png

Sobald das Element markiert ist erscheint ein neues Symbol, mit welchem die letzten Änderungen zurückgesetzt werden können. Das geht so weit zurück, bis das Element schlussendlich entfernt wird:

mceclip21.png

mceclip22.png

Neuerung "PDF in Drittanbieter-App öffnen" ab Version 1.4.2

PDF in Drittanbieter-App öffnen
PDF-Dateien können direkt im mySORBA App integrierten PDF-Viewer geöffnet werden. Zudem wird die Möglichkeit zur Verfügung gestellt, ein PDF in einer Drittanbieter-App zu öffnen. Dazu mit dem Finger auf der entsprechenden PDF-Datei nach links wischen, um das Menüband zu öffnen:

Mit "Öffnen mit..." wird folgendes Kontextmenü geöffnet. Hier kann die gewünschte Drittanbieter-App ausgewählt werden, in welcher das PDF geöffnet werden soll:

Das PDF kann mit der Drittanbieter-App bearbeitet werden. In unserem Beispiel wurde der Titel gelb markiert. Wird nach der Bearbeitung des PDFs zurück in die mySORBA App gewechselt, werden die vorgenommenen Änderungen in die mySORBA App zurück synchronisiert:

Nach erfolgter Datensynchronisation kann das PDF auch direkt im mySORBA App integrierten PDF-Viewer geöffnet werden. Das PDF ist auf dem aktuellsten Stand:

Neuerung "PDF in Drittanbieter-App öffnen" ab Version 1.4.2
Neuerung "Notfallkontakte der Mitarbeiter anzeigen" ab Version 1.2.0

Notfallkontakte der Mitarbeiter

Im mySORBA Workspace können für die Mitarbeiter sogenannte Mitarbeiterbeziehungen erfasst werden. Als Notfallkontakt definierte Mitarbeiterbeziehungen werden in der App im Bereich "Notfallkontakte" des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt:

Durch Antippen der Bezeichnung eines Notfallkontakts, wird direkt zur entsprechenden Adresse gewechselt:

Neuerung "Notfallkontakte der Mitarbeiter anzeigen" ab Version 1.2.0

Projekte App

In der Projekte App werden die im mySORBA erfassten aktiven Projekte aufgelistet. Es wird zwischen den folgenden zwei Projekttypen unterschieden, welche auch durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet sind:

  • "normale" Baustelle (DQD-Datei)
    mceclip1.png
  • Regiebaustelle (BAU-Datei)
    mceclip2.png

Vor der Projektbezeichnung wird zudem noch die Auftragsnummer ausgewiesen.

Projekte-Filter

Es stehen nicht einfach alle Projekte aus dem mySORBA in der App zur Verfügung. Die Projekte werden für den jeweils angemeldeten Benutzer gefiltert. Dabei werden im ProjektQuick alle Felder, welche eine Verantwortung definieren, geprüft. Ist in einem der folgenden Feldern der mit dem angemeldeten Benutzer verknüpfte Mitarbeitername hinterlegt, erscheint das Projekt in der Projektliste:

  • P_vexe
  • P_verantw
  • P_sachb
  • P_eingabe
  • P_stv
  • P_vdev
  • P_vacq
  • P_kv
  • P_voff
  • P_kalkula
  • P_begehun
  • P_gegeng
  • P_wir
  • P_abgebot
  • P_vend
  • P_vunt
  • P_vgar

Zudem wird auch der Bereich "Vertretungen" im ProjektQuick geprüft:

mceclip3.png

 

Aufbau Projekte App

mceclip0.png

  1. Auswahl, welche Projekte in der Liste (3) angezeigt werden sollen:
    mceclip4.png
  2. Volltextsuche, welche die Liste (3) filtert.
  3. Auflistung der Projekte unter Berücksichtigung der unter Punkt 1 und 2 gesetzten Filter. Die Projektliste wird mit den ProjektQuick-Feldern "Ordner" und "Unterordner" gegliedert. Diese können durch antippen auf- und zugeklappt werden:
    mceclip5.png

  4. Detailinformationenbereich des unter Punkt 3 gewählten Projekts.
  5. Projektdetails, wie bspw. die Projektadresse (Strasse, PLZ und Ort). Wird die Adresse angetippt, öffnet sich die Adresse in Google Maps bzw. in der als Standard definierten karten App. Zudem werden Informationen, wie Status, Verantwortungen usw. angezeigt.
  6. Google Maps Auszug aufgrund der definierten Projektadresse.

mceclip6.png

  1. Hier werden alle auf dem gewählten Projekt hinterlegten Adresstypen angezeigt. Das können neben den Standardtypen "Kontakt-, Rechnungs- und Referenzadresse" auch frei definierte Adresstypen sein. Es werden alle aufgeführt. Wird die Strasse, PLZ oder Ortschaft eines Adresstypen angetippt, öffnet sich die entsprechende Adresse in der als Standard gewählten Karten App des Gerätes. Werden Telefonnummern angetippt, erscheint direkt die Abfrage, ob dieser Nummer angerufen werden will. Durch Antippen eines Adresstyptitels, bspw. Rechnungsadresse, wird direkt in die Adress App gewechselt. Dabei wird die Adresse des angetippten Adresstypen fokussiert und es werden dessen Adressdetails angezeigt:
    mceclip8.png
    Neuerung "Bereich "Projekte" bei Bezugspersonen" ab Version 1.2.0

    Ist für die Adresse eine Bezugsperson gewählt, wird durch Antippen des Adresstyptitels die Bezugsperson in der Adress App geöffnet und nicht der Hauptkontakt:

    So können vom Projekt aus schnell und einfach die Kontaktdaten der Bezugsperson eingesehen werden. Von der Bezugsperson aus kann dann der Hauptkontakt (1) geöffnet oder direkt wieder zurück zum Projekt (2) gewechselt werden:

    Neuerung "Bereich "Projekte" bei Bezugspersonen" ab Version 1.2.0
  2. Hier werden alle Projekte aufgelistet, welche im gleichen Projekte-Ordner liegen. Definiert wird das über das Feld "PRJID" im ProjektQuick.

mceclip7.png

  1. Hier werden die auf dem gewählten Projekt abgelegten Dokumente dargestellt (Ordner, Bilder, Dateien wie Word, Excel, PDFs). Auf diesen Bereich wird im folgenden Kapitel genauer eingegangen.

Dokumentenbereich im Projekte App

Über den Bereich Dokumente hat man auf die Ordner und Dateien, welche auf dem gewählten Projekt abgelegt sind, Zugriff. 

mceclip0.png

Im Bereich Dokumente können die bereits auf dem Projekt abgelegten Ordner und Dateien nicht nur durch Antippen geöffnet und somit eingesehen werden, sondern es können auch neue Ordner erstellt und neue Dateien abgelegt werden, welche wiederum direkt im mySORBA zur Verfügung stehen.

Funktionen im Dokumentenbereich

Die Funktionen im Dokumentenbereich der Projekte App entsprechen jenen der Adress App: Funktionen im Dokumentenbereich

Excel-, Word- und Text-Dateien bearbeiten

Neuerung "Excel-, Word- und Text-Dateien erstellen und bearbeiten" ab Version 1.1.0

In der Dokumentenablage vorhandene Excel-, Word- und Text-Dateien können von der mySORBA App aus in der jeweiligen Drittanbieter App geöffnet werden. Dort können die Dokumente bearbeitet und gespeichert werden. So sind die Änderungen direkt im Dokument vorhanden und stehen auch zur Verfügung, wenn das Dokument von einem anderen Gerät oder PC aus wieder geöffnet wird. Zudem können auch direkt in der mySORBA App neue Excel-, Word- und Text-Dateien erstellt und in der jeweiligen Drittanbieter App bearbeitet werden.

Excel-Dateien

Neue Excel-Datei direkt in der mySORBA App erstellen:

Dokumentname eingeben und speichern:

Die neue Excel-Datei wird angelegt und die Auswahl, in welcher Drittanbieter App das Dokument geöffnet werden soll angezeigt. Wir empfehlen die Excel-Dateien immer mit der App "Excel" zu öffnen:

Die Excel-Datei wird in der App "Excel" geöffnet und kann dort bearbeitet werden:

Standardmässig ist für Excel-Dateien die Funktion "AutoSpeichern" aktiviert:

In diesem Fall ist ein manuelles Speichern nicht notwendig und es kann direkt zurück in die mySORBA App gewechselt werden. Wir empfehlen bei Apple-Geräten den Schnellzugriff auf die zuletzt geöffnete App zu verwenden:

Zurück in der mySORBA App ist die neu erstellte Excel-Datei in der Dokumentenablage ersichtlich:

Diese kann nun auch auf anderen Geräten oder PCs geöffnet und bearbeitet werden. Auf anderen Geräten und PCs vorgenommene Änderungen am Dokument, stehen uns anschliessend auch direkt wieder zur Verfügung.

In folgendem Beispiel wurde die neu erstellte Excel-Datei zwischenzeitlich vom PC aus weiterbearbeitet. Diese Anpassungen stehen uns zur Verfügung, wenn wir das Dokument wieder von der mySORBA App aus öffnen:

Es kann vorkommen, dass eine Excel-Datei von einem anderen Gerät oder PC aus bearbeitet wurde, während die Datei bei uns auf dem Gerät im Hintergrund noch geöffnet war. Wird diese Excel-Datei auf unserem Gerät wieder aktiviert, weist eine entsprechende Meldung darauf hin:

Durch Antippen von "Mehr" und anschliessend "Aktualisieren"

wird der aktuelle Stand des Dokuments geladen und die Änderungen stehen zur Verfügung:

Word-Dateien

Neue Word-Datei direkt in der mySORBA App erstellen:

Dokumentname eingeben und speichern:

Die neue Word-Datei wird angelegt und die Auswahl, in welcher Drittanbieter App das Dokument geöffnet werden soll angezeigt. Wir empfehlen die Word-Dateien immer mit der App "Word" zu öffnen:

Die Word-Datei wird in der App "Word" geöffnet und kann dort bearbeitet werden:

Standardmässig ist für Word-Dateien die Funktion "AutoSpeichern" aktiviert:

In diesem Fall ist ein manuelles Speichern nicht notwendig und es kann direkt zurück in die mySORBA App gewechselt werden.

Sonderfall Apple-Geräte:

Wir empfehlen in der Word App geöffnete Word-Dateien immer zuerst zu schliessen:

Anschliessend kann zurück in die mySORBA App gewechselt werden. Wir empfehlen bei Apple-Geräten den Schnellzugriff auf die zuletzt geöffnete App zu verwenden:

Zurück in der mySORBA App ist die neu erstellte Word-Datei in der Dokumentenablage ersichtlich:

Diese kann nun auch auf anderen Geräten oder PCs geöffnet und bearbeitet werden. Auf anderen Geräten und PCs vorgenommene Änderungen am Dokument, stehen uns anschliessend auch direkt wieder zur Verfügung.

In folgendem Beispiel wurde die neu erstellte Word-Datei zwischenzeitlich vom PC aus weiterbearbeitet. Diese Anpassungen stehen uns zur Verfügung, wenn wir das Dokument wieder von der mySORBA App aus öffnen:

Sonderfall Apple-Geräte:

Anders als bei Excel-Dateien wird bei Word-Dateien vom Drittanbieter die Möglichkeit für das Laden einer neueren Dateiversion im Zusammenhang mit "AutoSpeichern" nicht angeboten, wenn die Word-Datei von einem anderen Gerät oder PC aus bearbeitet wurde, während die Datei bei uns auf dem Gerät im Hintergrund noch geöffnet war. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Word-Dateien in der App immer geschlossen werden. Das stellt sicher, dass auf anderen Geräten und PCs immer mit der aktuellsten Version der Datei gearbeitet wird.

Optional kann auch ohne "AutoSpeichern" gearbeitet werden. Dies muss allerdings in jeder einzelnen Word-Datei manuell eingestellt werden:

Ist "AutoSpeichern" ausgeschaltet, wird der Button "Speichern" aktiv. Dieser muss ab sofort manuell betätigt werden, wenn Änderungen an der Word-Datei vorgenommen wurden. Dadurch ist es allerdings nicht mehr notwendig die Word-Datei in der Word App schliessen zu müssen bevor in die mySORBA App zurück gewechselt wird, da durch den Drittanbieter mit deaktiviertem "AutoSpeichern" wieder die Möglichkeit für das Laden einer neueren Dateiversion angeboten wird, wenn die Word-Datei von einem anderen Gerät oder PC aus bearbeitet wurde, während die Datei bei uns auf dem Gerät im Hintergrund noch geöffnet war. 

Durch Antippen von "Speichern und aktualisieren"

wird der aktuelle Stand des Dokuments geladen und die Änderungen stehen zur Verfügung:

Text-Dateien

Neue Text-Datei direkt in der mySORBA App erstellen:

Dokumentname eingeben und speichern:

Sonderfall Apple-Geräte:

Die neu erstellte Text-Datei wird in der Vorschau angezeigt (ohne Inhalt, da neu erstellt). Diese muss nun mit einer Drittanbieter App, welche Text-Dateien verarbeiten kann, geöffnet werden:

Es öffnet sich die Auswahl, in welcher Drittanbieter App das Dokument geöffnet werden soll (bei Android-Geräten erscheint keine Vorschau, sondern es wird direkt die App-Auswahl angezeigt):

Koder Code Editor ist bspw. eine kostenlose App für Apple-Geräte, um Text-Dateien öffnen und bearbeiten zu können. Für Android-Geräte existiert bspw. die kostenlose App Sublime Text Editor.

Die Text-Datei wird in der Drittanbieter App geöffnet und kann dort bearbeitet werden:

Sonderfall Apple-Geräte:

Auch wenn die Drittanbieter Apps ein automatisches Speichern der Dateien anbietet, muss die geöffnete Text-Datei in der Drittanbieter App geschlossen werden:

Erst dann kann zurück ins mySORBA gewechselt werden:

Das manuelle Schliessen der Text-Datei stellt sicher, dass auf allen Geräten und PCs immer mit der aktuellsten Dateiversion gearbeitet wird.

Zurück in der mySORBA App wird bei Apple-Geräten direkt die Vorschau der Text-Datei angezeigt:

Zurück in der Dokumentenablage ist die neu erstellte Text-Datei ersichtlich. Mit Android-Geräten wird direkt hier hin zurück gesprungen:

Diese kann nun auch auf anderen Geräten oder PCs geöffnet und bearbeitet werden. Auf anderen Geräten und PCs vorgenommene Änderungen am Dokument, stehen uns anschliessend auch direkt wieder zur Verfügung.

In folgendem Beispiel wurde die neu erstellte Text-Datei zwischenzeitlich vom PC aus weiterbearbeitet. Diese Anpassungen stehen uns zur Verfügung, wenn wir das Dokument wieder von der mySORBA App aus öffnen:

Neuerung "Excel-, Word- und Text-Dateien erstellen und bearbeiten" ab Version 1.1.0

 

Dokumente offline nutzen

Neuerung "Dokumente offline nutzen" ab Version 1.1.0

Die Dokumente einzelner Adressen und Projekte können auch offline (ohne Internetverbindung) genutzt werden. Dazu muss die Adresse bzw. das Projekt in der App als "offline nutzen" markiert werden:

Nach Antippen des "offline nutzen" - Buttons, läuft die Datensynchronisation durch:

Anschliessend ist die Adresse bzw. das Projekt entsprechend markiert (Symbole blau gefärbt) und die zugehörigen Dokumente offline nutzbar:

Wurde ein Dokument offline auf dem Gerät bearbeitet, wird dieses mit einer roten Wolke gekennzeichnet:

Dadurch ist ersichtlich, dass die Änderungen dieses Dokuments noch nicht hochgeladen wurden. Sobald das Gerät wieder eine Internetverbindung besitzt, wird automatisch die Datensynchronisation ausgeführt und die Änderungen hochgeladen:

Auch offline in der App neu hinzugefügte oder umbenannte Dokumente werden mit einer roten Wolke gekennzeichnet und automatisch hochgeladen, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Dokumente können auch offline gelöscht werden. Gelöschte Dokumente sind in der Dokumentenablage der App nicht mehr ersichtlich und werden automatisch vom Server gelöscht, sobald das Gerät sich das nächste Mal mit dem Internet verbindet.

Werden auf einer als "offline nutzen" markierten Adressen bzw. einem Projekt im mySORBA Workspace neue Dokumente abgelegt, lädt die mySORBA App diese neuen Dokumente bei vorhandener Internetverbindung automatisch herunter, sodass diese wiederum offline zur Verfügung stehen.

Wichtig: Aufgrund der strengen Vorgaben von iOS und Android kann durch SORBA keinen festen Intervall für das automatische Herunterladen neuer Dokumente vorgeben werden. Der Intervall wird durch die Betriebssysteme bestimmt.

Einstellungen

In den Einstellungen stehen Informationen und Funktionen betreffend die Datensynchronisation zur Verfügung:

mceclip41.png

  1. Zeigt an, wie viele Datensätze (Adressen und Projekte) als "offline nutzen" markiert sind.
  2. Zeigt an, wie viele Änderungen (an Dokumenten) noch nicht synchronisiert (hochgeladen) wurden.
  3. Wenn aktiviert, werden die Daten nur mit vorhandener W-Lan Verbindung synchronisiert.
  4. Funktion, um die Datensynchronisation manuell anzustossen (bspw. um sicher zu gehen, dass man alle benötigten Dokumente auch wirklich auf dem Gerät hat, bevor man es vom Internet trennt).
  5. Löscht die temporär gespeicherten Dokumente (Cache) auf dem Gerät. Noch nicht hochgeladene Änderungen an den Dokumenten bleiben bestehen und werden automatisch hochgeladen, sobald das Gerät über eine Internetverbindung besitzt.
Neuerung "Dokumente offline nutzen" ab Version 1.1.0

Hamburger-Menü

Im sogenannten "Hamburger-Menü" werden alle in der mySORBA App integrierten Applikationen aufgelistet und auch die Einstellungen sind dort zu finden.

mceclip1.png

Zudem wird angezeigt, welcher Mitarbeiter mit welchem mySORBA-Benutzer in der App angemeldet ist:

Hier kenn die gewünschte App angetippt werden, um deren Inhalt zu laden. Zudem existieren direkt in den jeweiligen Applikationen "Schnellzugriff"-Symbole, mit welchen schnell zwischen den Apps hin und her gewechselt werden kann:

Auf die Applikationen wird in den folgenden Kapiteln genauer eingegangen:

Einstellungen

mceclip3.png

  1. Zeigt an in welcher Domäne der angemeldete Benutzer sich befindet. Durch Antippen des Domänennamens öffnet sich eine Auswahl mit allen Domänen, in welchen der Benutzer eingetragen ist:
    mceclip4.png
    So kann direkt zwischen den verschiedenen Domänen hin und her gewechselt werden, ohne sich ab- und neu anmelden zu müssen. Zwischen den Domänen kann auch direkt aus der jeweils aktiven Applikation gewechselt werden:
    mceclip7.png
  2. Der angemeldete Benutzer wird von der mySORBA App abgemeldet.
  3. Zeigt an welche Version der App installiert ist.
Neuerung "Projektliste: Projekt-ID anzeigen" ab Version 1.2.0

4. In der Projektliste wird zusätzlich nach Projekt-ID gruppiert und diese auch angezeigt:

Neuerung "Projektliste: Projekt-ID anzeigen" ab Version 1.2.0

 

Activity App

Was hat es mit dem Activity auf sich?

Das Activity fungiert im Grundsatz als Aufgabenverwaltungstool. Es dient zur Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben, welche es im täglichen Geschäftsalltag zu erledigen gilt. Die Aufgaben werden den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Das Activity ist mit sämtlichen Modulen verknüpft. Dadurch ist es möglich die Geschäftsprozesse zu optimieren und übersichtlich darzustellen. Durch das Definieren von Workflows und das Abbilden von Prozessen, ist ein klarer Ablauf der Aufgaben vorgegeben. Durch den definierten Workflow können die Aufgaben Schritt für Schritt abgearbeitet und schlussendlich abgeschlossen werden. Durch das Activity soll der Geschäftsalltag einfach und übersichtlich gestaltet werden. Die Daten des Modules befinden sich zentral bei der Firma SORBA EDV AG.

Detailliertere Informationen zum Modul Activity sind in diesem HelpCenter-Artikel zu finden: Activity Modulanleitung

Mit der Activity App werden dem eingeloggten Benutzer alle für ihn relevanten Activity-Aufgaben zur Verfügung gestellt. Zudem können direkt in der App neue Aufgaben erstellt werden.

Aufbau Activity App

  1. Öffnet die "Erweiterte Suche", welche man in derselben Form aus dem Activity Modul selbst kennt. Hier können Aufgaben aufgrund von mehreren Kriterien gesucht werden:

    1. Jedes Feld besitzt eine eigene Löschfunktion (x), um den eingetragenen Wert aus der Suche zu entfernen, ohne dass die restlichen bereits gesetzten Suchwerte ebenfalls entfernt werden.
    2. Setzt die gesamte "Erweiterte Suche" zurück, sodass keine Werte mehr in den einzelnen Felder stehen.
  2. Die Suche berücksichtigt offene und auch abgeschlossene Aufgaben. Der Umfang der Suche beinhaltet nicht nur die direkt in der Aufgaben enthaltenen Informationen, sondern auch die Namen und Inhalte von angehängten Dokumenten.
    In folgendem Beispiel wurde der gesuchte Wert "Checkliste ABC" in der Beschreibung der abgeschlossenen Aufgabe gefunden:

  3. In der Ansicht "Eingang" werden alle heute für den eingeloggten Benutzer erstellten offenen Aufgaben angezeigt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Aufgabe vom Benutzer selbst oder von einem anderen Benutzer erstellt wurde. In Klammern wird die Anzahl in der Ansicht enthaltener Aufgaben dargestellt.
  4. In der Ansicht "Heute" werden alle offenen Aufgaben mit einer Fälligkeit bis und mit dem aktuellen Datum angezeigt, für welche der eingeloggte Benutzer verantwortlich ist. In Klammern wird die Anzahl in der Ansicht enthaltener Aufgaben dargestellt.
  5. In der Ansicht "Demnächst" werden alle offenen Aufgaben mit einer zukünftigen Fälligkeit angezeigt, für welche der eingeloggte Benutzer verantwortlich ist. In Klammern wird die Anzahl in der Ansicht enthaltener Aufgaben dargestellt.
  6. In der Ansicht "Ungelesen" werden alle offenen und noch ungelesenen (sprich nicht geöffneten) Aufgaben angezeigt, für welche der eingeloggte Benutzer verantwortlich ist. In Klammern wird die Anzahl in der Ansicht enthaltener Aufgaben dargestellt. Ungelesene Aufgaben werden mit fetter Schrift dargestellt:

    Wird eine solche ungelesene Aufgabe geöffnet, verschwindet diese anschliessend automatisch aus der Ansicht "Ungelesen". Zudem wird der Titel der Aufgabe nicht mehr mit fetter Schrift angezeigt. Eine ungelesene Aufgabe kann auch via Funktion als gelesen markiert werden. Dazu auf der gewünschten Aufgabe mit dem Finger nach links wischen, um das Menüband zu öffnen:

    Auf der anderen Seite kann eine gelesene Aufgabe auch als ungelesen markiert werden, wodurch diese dann wiederum in der Ansicht "Ungelesen" aufgelistet wird:
  7. In der hierarchischen Liste "Ansichten / Filter" stehen eine Ebene tiefer die "Ansichten" und "Filter" zur Verfügung. Die beiden "Ansichten" werden fix vorgegeben:
    • Meine erstellten Aufgaben: Hier werden alle offenen, vom eingeloggten Benutzer erstellten, Aufgaben angezeigt.
    • Aufgaben in meiner Verantwortung: Hier werden alle offenen Aufgaben angezeigt, für welche der eingeloggte Benutzer verantwortlich ist. Das sind sowohl solche, bei denen er als "Verantwortlich" eingetragen ist, als auch solche, für welche er die Stellvertretung ist. Hier mehr zum Thema Abwesenheiten / Stellvertretungen.
  8. Unter "Filter" werden die frei im Activity Modul definierbaren Filter zur Verfügung gestellt. In der Liste werden anschliessend die jeweiligen Aufgaben, welche den Kriterien des gewählten Filters entsprechen, angezeigt. Hier mehr zum Thema Filter und wie diese erstellt werden können.
  9. In der hierarchischen Liste "Aktivitätstypen" werden die offenen Aufgaben, für welche der eingeloggte Benutzer verantwortlich ist, angezeigt und nach Aktivitätstyp gruppiert. Innerhalb der Aktivitätstypen wird zudem zwischen den allfälligen Kategorien unterschieden. Wird eine solche angetippt, werden anschliessend alle entsprechenden Aufgaben angezeigt:
    1. Damit lassen sich die jeweiligen Ebenen auf- und zuklappen.
    2. Damit lassen sich die darunterliegenden Ebenen auf- und zuklappen.
  10. Kehrt die Sortierung der Aufgaben. Standardmässig werden zuerst jene Aufgaben angezeigt, welche am längsten fällig sind. Durch Antippen des Buttons wird die Sortierung gedreht, sodass die neuste Aufgabe zuoberst erscheint.
  11. Button, um eine neue Aufgabe zu erstellen.
  12. Hier werden die Aufgaben aufgrund der gewählten Ansicht bzw. gesetzten Suche/Filter angezeigt. Durch antippen einer Aufgabe öffnet sich diese in der Detailansicht.
    a. Priorität (gekennzeichnet durch ein Icon)
    b. Symbol 
    c. Zusammenfassung (Titel der Aufgabe)
    d. Icon des Aktivitätstyps
    e. Bezeichnung des Aktivitätstyps
    f. Icon der Kategorie
    g. Bezeichnung der Kategorie
    h. Kalendericon mit Fälligkeitsdatum der Aufgabe
    i. Um welche Uhrzeit die Aufgabe fällig ist.
    j. Status der Aufgabe
    k. Funktionen, welche sich mit Wichen nach links öffnen lassen:

    So kann bspw. die Aufgabe gelöscht, ein Übergang ausgeführt oder die Aufgabe als geöffnet bzw. ungeöffnet markiert werden.

Neue Aufgabe

Eine neue Aufgabe kann aus jeder Activity-Ansicht heraus über das + Symbol erstellt werden:

Es öffnet sich die leere Detailansicht einer Aufgabe. Der Fokus liegt direkt in der Zusammenfassung (Titel) der Aufgabe, damit dieser direkt erfasst werden kann:

Anschliessend muss der Aktivitätstyp gewählt werden:

Liegt auf dem Aktivitätstyp eine als Standard definierte Kategorie, wird diese automatisch gewählt. Zudem erscheint eine entsprechende Abfrage, ob die Beschreibungsvorlage dieser Kategorie geladen werden soll:

In der Detailansicht der Aufgabe sind folgende Felder, Bereiche und Funktionen vorhanden:

  1. Hier stehen nur Aktivitätstypen zur Auswahl, welche als "Auswählbar" definiert wurden.
  2. Sofern ein Aktivitätstyp Kategorien definiert hat, können diese hier ausgewählt werden. Bei der Auswahl des Aktivitätstyps wird die als Standard definierte Kategorie automatisch übernommen. Immer wenn eine Kategorie gewählt wird erscheint folgende Abfrage, ob die Beschreibungsvorlage der Kategorie in die Aufgabe übernommen werden soll:
  3. Als Verantwortlich wird standardmässig der Ersteller der Aufgabe eingesetzt. Dies kann jedoch manuell geändert werden.
  4. Als Ersteller wird automatisch der in der App eingeloggte Mitarbeiter eingesetzt. Dies kann jedoch, sofern die Berechtigungen vorhanden sind, manuell geändert werden.
  5. Fälligkeitsdatum der Aufgabe.
  6. Uhrzeit der Fälligkeit.
  7. Priorität (standardmässig "Normal").
  8. Je nach dem, welche Verknüpfungen auf dem Aktivitätstyp aktiviert sind, können hier aus den entsprechenden Stämmen die Datensätze ausgewählt werden, welche mit der Aufgabe verknüpft werden sollen (mehr unter Punkt 3. Verknüpfungen). In folgendem Beispiel wurde ein Projekt mit der Aufgabe verknüpft:
  9. Hier werden die definierten Zusatzinfos der jeweiligen Verknüpfung angezeigt. In obigem Beispiel wurde ein Projekt mit der Aufgabe verknüpft, weshalb nun im Bereich "Informationen" die definierten Zusatzinfos für den Stamm "Projekt" angezeigt werden:
  10. Öffnet die zusätzlichen Daten. Zusätzliche Daten können manuell ergänzt werden oder werden bei Aufgaben, welche aufgrund von Ereignissen erzeugt wurden automatisch mit relevanten Informationen befüllt:
  11. Schloss, um zu definieren, ob die Aufgabe öffentlich oder privat ist (Schloss offen = öffentlich / Schloss geschlossen = privat, eine private Aufgabe kann nur vom Ersteller der Aufgabe angeschaut werden).

  1. Bereich für die Beschreibung. Eine allfällige Beschreibungsvorlage der Kategorie wird hier reingeladen, wenn die Abfrage entsprechende bestätigt wurde. Die Beschreibung kann manuell bearbeitet werden (Punkt 4).
  2. In der Beschreibung können Variablen verwendet werden, um so bspw. die Bezeichnung des Projekts, welches mit der Aufgabe verknüpft ist, einzubinden. Mit diesem Button kann zwischen der Anzeige der Variable und der Anzeige des effektiven Wertes hin und her gewechselt werden:

  3. Lädt die Werte der Variablen neu, falls sich bspw. in der Zwischenzeit ein Wert geändert haben sollte, während die Aufgabe in der Detailansicht geöffnet ist.
  4. Öffnet den Editiermodus der Beschreibung. Diverse Werkzeuge stehen zur Verfügung:

    Darunter auch die Möglichkeit die bereits angesprochenen Variablen in die Beschreibung einzubinden:


    Variablen werden in der Beschreibung mit folgender Formatierung eingefügt <<Variable>>
  5. Bereich für Dokumente.
  6. Wechselt im Dokuementenbereich zwischen Listen- und Kachelansicht.
  7. Button, um neues Dokument (Datei, Bild, Foto) hinzuzufügen.
  8. Funktionen, welche sich mit Wichen nach links öffnen lassen:
  9. Bereich für Kommentare.
  10. Button, um einen neuen Kommentar hinzuzufügen. Im Kommentar kann mittels @ ein anderer Benutzer erwähnt werden. Dieser erhält dann eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail:

    Mittels Speicher-Button oben rechts, kann der Kommentar der Aufgabe hinzugefügt werden:

Spätestens jetzt oder mindestens durch die Auswahl eines Aktivitätstyps besitzt die Aufgabe die Mindestanforderung an Informationen, um gespeichert werden zu können. Dies kann entweder über den Button oben links erfolgen

oder in dem die Aufgabe verlassen wird. In diesem Fall erscheint folgende Abfrage:

Nach dem die Aufgabe gespeichert wurde, erhält diese den entsprechenden Status gemäss definiertem Workflow des Aktivitätstyps:

Durch Antippen des Status öffnen sich die aufgrund des definierten Workflows möglichen weiteren Übergänge:

Je nach definiertem Übergang kann die Aufgabe einem anderen Benutzer (Verantwortlich) zugewiesen werden, wodurch sie anschliessend allenfalls nicht mehr in der Aufgabenliste ersichtlich ist.

Integration in Detailansicht von Adressen und Projekten

In der Detailansicht der Adressen und Projekte steht folgender Bereich zur Verfügung. Dort werden die Aufgaben angezeigt, welche mit entsprechender Adresse / entsprechendem Projekt verknüpft sind:

Es stehen alle Funktionen, sowohl in der Tabelle als auch in der Detailansicht, in derselben Form zur Verfügung, wie in der Ansicht "Activity" selbst. Einzig bei der Erstellung einer neuen Aufgabe stehen nur Aktivitätstypen zur Verfügung, welche als Verknüpfung den jeweiligen Stamm aktiviert haben. Das wäre für die Adressansicht die Verknüpfung "Adresse" und für die Projektansicht die Verknüpfung "Projekt":

Wird von hier aus eine neue Aufgabe erstellt, erhält diese automatisch die entsprechende Adresse / das entsprechende Projekt als Verknüpfung gesetzt:

Die Aufgabenliste kann mittels Filter durchsucht bzw. gefiltert werden. Dazu stehen im geöffneten Filter diverse Möglichkeiten zur Verfügung:

Standardmässig werden in der Liste nur offene Aufgaben angezeigt. Mit folgendem Button können jedoch auch abgeschlossene Aufgaben eingeblendet werden:

Abgeschlossene Aufgaben sind daran zu erkennen, dass das Symbol (das Kürzel des Aktivitätstyps und die fortlaufende Nummerierung) durgestrichen sind. Durch erneuten Antippen werden die abgeschlossenen Aufgaben wieder ausgeblendet.

Mitarbeiter App

Bei der Mitarbeiter App handelt es sich um das Register "Mitarbeiter", welches sich über das Hamburger-Menü in der mySORBA App öffnen lässt:

Es handelt sich um keine eigene App, sondern ist in der mySORBA App integriert. Im Register "Mitarbeiter" stehen dem eingeloggten mySORBA-Benutzer diverse mitarbeiterbezogene Ansichten zur Verfügung:

Je nach Ansicht wird eine entsprechende Lizenz benötigt. Nachfolgend wird erklärt, welche Lizenz für die jeweilige Ansicht benötigt wird.

Lizenzierung der Mitarbeiter App und der jeweiligen Ansichten

Lizenz für Mitarbeiter App

Die Mitarbeiter App muss pro Benutzer lizenziert werden!

Damit die Mitarbeiter App in der mySORBA App überhaupt zur Verfügung steht und die jeweiligen Ansichten aufgrund der vorhandenen Lizenzierung genutzt werden können, wird zwingend die App-ID V_HR_APP benötigt. Diese erhält man mit folgendem Lizenz-Artikel:

Artikelnummer Artikelbezeichnung
3007 Mitarbeiter App (in mySORBA App integriert)

Mit dieser Grundlizenz, um die Mitarbeiter App überhaupt nutzen zu können, werden zudem direkt die folgenden Ansichten freigeschaltet:

  • Mitarbeiter Details
  • Notfallkontakte
  • Mitarbeiterdokumente
  • Firmendokumente

Alle weiteren in der Mitarbeiter App vorhandenen Ansichten bauen auf dieser Grundlizenz auf. 

Mit Lizenz für das Modul «Ressourcenplanung»

Die folgenden Ansichten müssen nicht pro Benutzer lizenziert werden, sondern steht jedem Benutzer zur Verfügung, solange die Firma das Modul "Ressourcenplanung" (App-ID V_RESSPL) lizenziert hat. Diese App-ID erhält man mit einer der folgenden Lizenz-Artikeln:

Artikelnummer Artikelbezeichnung
3250 Ressourcenplanung < 50 Res., inkl.App
3260 Ressourcenplanung < 100 Res., inkl.App
3270 Ressourcenplanung < 150 Res., inkl.App
3280 Ressourcenplanung < 250 Res., inkl.App
3286 Ressourcenplanung > 250 Res., inkl.App
3284 Ressourcenplanung für Bauführer (nur lesen)


Damit freigeschaltete Ansichten:

  • Termine
  • Absenzen (ohne Freigeben-/Ablehnen-Workflow via Activity)

Mit Lizenz für das Modul «Activity»

Die folgenden Ansichten müssen nicht pro Benutzer lizenziert werden, sondern steht jedem Benutzer zur Verfügung, solange die Firma das Modul "Activity" (App-ID V_ACT) lizenziert hat. Diese App-ID erhält man mit den folgenden Lizenz-Artikeln:

Artikelnummer Artikelbezeichnung
3700 Activity bis 2 Aktivitätstypen inkl. Total 1 GB Speicher
3702 Activity bis 5 Aktivitätstypen inkl.Total 3 GB Speicher
3704 Activity ab 5 Aktivitätstypen inkl.Total 10 GB Speicher


Damit freigeschaltete Ansichten:

  • Nachrichten
  • Lohnabrechnungen

Mit Lizenz für das Modul «Ressourcenplanung» und «Activity»

Die folgende Ansicht muss nicht pro Benutzer lizenziert werden, sondern steht jedem Benutzer zur Verfügung, solange die Firma die Module "Ressourcenplanung" (App-ID V_RESSPL) und "Activity" (App-ID V_ACT) lizenziert hat.

  • Absenzen (mit Freigeben-/Ablehnen-Workflow via Activity)

Mit Lizenz für das Modul «Stundenkarte»

Die folgende Ansicht wird pro Benutzer lizenziert. Damit diese zur Verfügung steht, wird die App-ID V_INPUT_STK oder V_INPUT_STK_RAP benötigt. Diese erhält man mit einer der folgenden Lizenz-Artikeln:

Artikelnummer Artikelbezeichnung
3040 Stundenkarte inkl. Zeit App
3128 Stundenkarte inkl. Zeit App / Rapport


Damit freigeschaltete Ansicht:

  • Stundenkarte

Ansicht "Mitarbeiter Details"

In dieser Ansicht werden die folgenden Details aus dem Personalstamm des eingeloggten Mitarbeiters angezeigt. Zudem wird die Adresse in einem Auszug von Google Maps dargestellt:

Die ersichtlichen Informationen (Personalstammfelder) sind fest definiert. Es kann nicht individuell gesteuert werden, welche Personalstammfelder angezeigt werden sollen. Einzig wenn eines der vorgegebenen Felder keinen Wert besitzt, wird dieses ausgeblendet.

Ansicht "Notfallkontakte"

In dieser Ansicht werden die für den eingeloggten Mitarbeiter erfassten Notfallkontakte angezeigt:

Beim obigen Beispiel-Notfallkontakt "Medizin" sind alle möglichen Informationen eines Notfallkontakts ersichtlich. Wie bei der Ansicht "Mitarbeiter Details" sind auch hier die angezeigten Informationen fest vorgegeben. Es kann nicht individuell definiert werden, welche Informationen einer Bezugsperson zusätzlich angezeigt werden sollen. Einzig wenn eines der vorgegebenen Felder keinen Wert besitzt, wird dieses ausgeblendet.

Ansicht "Termine"

In dieser Ansicht sieht der eingeloggte Mitarbeiter all seine Termine. Die Termine stammen aus der Ressourcenplanung und dem Unterhalt. Es handelt sich um denselben Kalender und die gleiche Funktionalität, welche in der Ressourcenplanung App (Ansicht "Kalender") existiert:

In den Einstellungen der mySORBA App kann das Intervall für die Zeitskala auf der linken Seite des Kalenders definiert werden:



Ansicht "Mitarbeiterdokumente"

In dieser Ansicht werden die für den eingeloggten Mitarbeiter freigegebenen Ordner/Dokumente aus dem Personalstamm angezeigt:

Wie definiert werden kann, was die Mitarbeiter hier sehen dürfen, kann in folgendem HelpCenter-Artikel nachgelesen werden: Einstellungen Personaldokumente

Die Dokumente können in dieser Ansicht nur geöffnet oder heruntergeladen, jedoch nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Der Download-Button wird angezeigt, wenn mit dem Finger auf dem Dokument nach links gewischt wird:



Ansicht "Firmendokumente"

In dieser Ansicht sieht der eingeloggte Mitarbeiter die für seine Personengruppe freigegebenen Firmendokumente:

Wie definiert werden kann, was die verschiedenen Personengruppen hier für Firmendokumente sehen dürfen, kann in folgendem HelpCenter-Artikel nachgelesen werden: Firmendokumente verwalten

Die Dokumente können in dieser Ansicht nur geöffnet oder heruntergeladen, jedoch nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Der Download-Button wird angezeigt, wenn mit dem Finger auf dem Dokument nach links gewischt wird:



Ansicht "Lohnabrechnungen"

In dieser Ansicht sieht der eingeloggte Mitarbeiter seine Lohnabrechnungen, Stundenkarten und Lohnausweise. In der linken Spalte werden die Lohnabrechnungen und Stundenkarten aufgelistet und in der rechten Spalte der Lohnausweis des jeweiligen Jahres:

Diese Dokumente werden hier mittels Activity-Aufgaben zur Verfügung gestellt. Die entsprechenden Ausdrücke müssen somit im mySORBA Workspace von den jeweiligen Modulen (Lohn und Stundenkarte) ins Activity übergeben werden. Hier die Links zu den Anleitungen, wie dies im Activity eingerichtet werden muss:

  • Lohnabrechnung
  • Lohnausweis
  • Stundenkarte (analog zu Lohnabrechnung und Lohnausweis, einfach mit dem Ereignis Stundenkarte gedruckt (Stundenkarte))

Wird eine Lohnabrechnung, Stundenkarte oder Lohnausweis angetippt, öffnet sich die Activity-Aufgabe. In dieser ist der entsprechende Ausdruck als PDF angehängt:

Diese kann nun entweder direkt in der mySORBA App geöffnet

oder heruntergeladen werden:

Das Menüband wird geöffnet, indem auf dem Dokument mit dem Finger nach links gewischt wird.

Sollten Fragen zur Lohnabrechnung existieren, kann der Task kommentiert werden. Dazu bei "Kommentare" auf das + Symbol tippen und die verantwortliche Person mittels @ erwähnen:

Sobald der Kommentar gespeichert wird

ist der Kommentar in der Aufgabe ersichtlich:

und die erwähnte Person erhält eine E-Mail:

Die verantwortliche Person kann ebenfalls direkt in der Aufgabe kommentiere, sodass die ganze Kommunikation direkt in der betroffenen Aufgabe erfolgt und alle relevanten Informationen an einem Ort sind.

Ansicht "Nachrichten"

In dieser Ansicht sieht der eingeloggte Mitarbeiter alle Activity Aufgaben, welche in seiner Verantwortung sind und im Datenverbindungsfeld "Personal" seine Person hinterlegt haben. Mehr Informationen zu den Datenverbindungsfeldern sind in folgender Anleitung zu finden (Abschnitt 3. Verknüpfungen): Aktivitätstyp

  1. Öffnet den Filter, um innerhalb der Liste nach bestimmten Aufgaben zu filtern / suchen:

    Ist ein Filter aktiv, wird das Filter Symbol blau gefärbt:
  2. Standardmässig werden in der Liste nur offene Aufgaben angezeigt. Wird dieser Button aktiviert, werden auch erledigte Aufgaben angezeigt. Ist der Button aktiv, wird das Symbol blau gefärbt:

    Durch nochmaliges Antippen werden die erledigten Aufgaben wieder ausgeblendet und das Symbol färbt sich wieder grau.
  3. Mit dem + Symbol kann eine neue Activity Aufgabe aus der Ansicht "Nachrichten" heraus eröffnet werden. Diese Detailansicht ist stark reduziert und beinhaltet nur die nötigsten Informationen einer Activity Aufgabe:

    Wird aus der Ansicht "Nachrichten" heraus eine neue Aufgabe erstellt, wird im Datenverbindungsfeld "Personal" automatisch der eigene Mitarbeiter hinterlegt, sodass diese Aufgaben direkt wieder die eingangs erwähnten Kriterien erfüllen, um in der Ansicht "Nachrichten" angezeigt werden zu dürfen. Hier ein Beispiel einer solchen geöffneten Aufgabe, wenn der Aktivitätstyp gewählt, die Aufgabe gespeichert und somit der Status gesetzt, sowie eine Datei und ein Kommentar hinzugefügt wurden:

Die Ansicht "Nachrichten" beinhaltet also alle Aufgaben, welche den eingeloggten Benutzer als Mitarbeiter betreffen (deshalb ist das Datenverbindungsfeld "Personal" relevant). Die Ansicht "Nachrichten" kann somit auch gut verwendet werden, um mit einem entsprechenden Aktivitätstyp eine Art "Chat" über die Kommentare mit anderen Mitarbeitern zu führen.

Ansicht "Absenzen"

In der Ansicht "Absenzen" sieht der eingeloggte Mitarbeiter seine angefragten, bestätigten und abgelehnten Absenzanfragen. Zudem kann der Mitarbeiter hier neue Absenzen beantragen und sieht auch seine Ferien- und Überzeitsaldi:

Um den vollen Nutzen aus der Ansicht "Absenzen" und den damit verbundenen Workflows ziehen zu können, empfehlen wir in der Ressourcenplanung die entsprechenden Absenztypen (Lohnarten) mit Status zu führen. Nur so können die hier vorgenommenen Absenzanfragen freigegeben oder abgelehnt werden. Hier mehr zum Thema Absenzen mit Status, wie diese eingerichtet und angewendet werden.

Absenzen können auch beantragt werden, wenn die Absentypen (Lohnarten) ohne Status geführt werden. In diesem Fall werden die Absenzen allerdings direkt in die Planung des Mitarbeiters eingetragen, da ohne Status keine Möglichkeit existiert, die angefragte Absenz freizugeben oder abzulehnen.

Um den Workflow der Absenzanfrage abzurunden empfehlen wird zusätzlich den Einsatz unseres Activity-Moduls. Durch die Aktivierung des Ereignis "Absenz beantragt (Ressourcenplanung)",

der Einrichtung eines Aktivitätstyps mit entsprechendem Ereignis

(Workflow kann von unserem Standard geladen werden):

und der Erstellung der Organisationsstruktur, wird bei der Absenzanfrage eine Activity-Aufgabe erstellt und dem Vorgesetzten des anfragenden Mitarbeiters zugewiesen. Der Vorgesetzte kann über die Activity-Aufgabe die Absenzanfrage freigeben oder ablehnen:

Der entsprechende Status wird direkt auf den Absenz-Termin in der Ressourcenplanung übernommen:

Zusätzlich erhält der Vorgesetzte aufgrund des definierten Workflows eine E-Mail mit entsprechender Absenzanfrage. Somit kann der Vorgesetzte die Anfrage auch bearbeiten (freigeben/ablehnen) ohne via mySORBA App, Webseite oder Activity-Modul Zugriff auf die Activity-Aufgabe zu haben:

Beispiel, wenn "Absenz(en) ablehnen" angeklickt wird:

Der anfragende Mitarbeiter sieht nach Aktualisierung der Ansicht "Absenzen" direkt den Status seiner Absenz-Anfrage:

Aufbau der Ansicht "Absenzen"

  1. Suchzeile, um in Bereich 2 und 3 nach beantragten Absenzen zu suchen.
  2. Im Bereich "Unbestätigt" werden Absenzanfragen aufgeführt, welche noch nicht durch den Vorgesetzten freigegeben bzw. abgelehnt wurden. Dieser Bereich existiert nur, wenn in der Ressourcenplanung die Absenztypen (Lohnarten) mit Status geführt werden.
  3. In diesem Bereich werden die freigegebenen (Status OK) und abgelehnten (Status Nicht OK) Absenzanfragen aufgelistet. Besitzt eine Absenzanfrage keinen Status (OK oder Nicht OK), so wird der Absenztyp (Lohnart) in der Ressourcenplanung ohne Status geführt. Dementsprechend entfällt der Status. Eine solche Absenz (-anfrage) wird direkt in die Planung des Mitarbeiters eingetragen.
  4. Bereich für Feriensaldo.
  5. Bereich für Überzeitsaldo.
  6. Button, um eine neue Absenzanfrage zu erstellen.

Absenz beantragen
Eine neue Absenzanfrage kann über folgenden Button eröffnet werden:

Es öffnet sich folgende Ansicht:

  1. Hier wird der Absenztyp (Lohnart) gewählt:

    Die hier zur Verfügung stehenden Absenzlohnarten können in den Einstellungen der Stundenkarte (LLohnarten konfigurieren) definiert werden. Dazu einfach bei den gewünschten Lohnarten den Haken bei "mySROBA-App" setzen. Ist keine Lohnart gewählt, werden alle Absenzlohnarten (Gruppe 2) in der App angezeigt:

    Zudem kann in der App eine Absenzlohnart als Favorit definiert werden, dazu auf der entsprechenden Lohnart mit dem Finger nach links wischen und auf "Favorit" tippen:

    Die Absenzlohnart ist anschliessend als Favorit markiert:

    Das hat zur Folge, dass bei einer neuen Absenzanfrage, diese als Favorit markierte Absenzlohnart, bereits automatisch ausgewählt ist (deshalb kann auch nur eine Absenzlohnart als Favorit definiert werden):
  2. Kalender mit aktuellem und nächsten Monat. Hier kann der gewünschte Datumsbereich für die Absenzanfrage definiert werden. Dazu mit dem Finger auf das Startdatum tippen und ein zweites Mal, um das Enddatum zu definieren:

    In folgendem Bereich sind "Vormittag" und "Nachmittag" standardmässig selektiert, können jedoch manuell geändert werden:

    Damit wird definiert, ob die Absenz am Startdatum den ganzen Tag betrifft (Vormittag = Haken gesetzt) oder erst ab Nachmittag gilt (Vormittag = Haken nicht gesetzt. Mit Nachmittag wird dasselbe für das Enddatum definiert (Haken gesetzt = die Absenz betrifft den ganzen Tag, Haken nicht gesetzt = die Absenz geht nur bis Mittag).

    - Das aktuelle Datum wird in blau gekennzeichnet.
    - Datum und Datumsbereiche, für welche bereits eine freigegebene bzw. eingetragene Absenz in der Ressourcenplanung existiert, werden in grün gekennzeichnet.
    - Datum und Datumsbereiche, für welche bereits eine angefragte (durch den Vorgesetzten noch verarbeitete) Absenzanfrage existiert, werden in graue gekennzeichnet.
    - Abgelehnte Absenzanfragen werden im Kalender nicht gekennzeichnet.


  3. Saldobereich für Ferientage und Überzeit. Der Wert unter "Anzahl gewählte Tage" ergibt sich aufgrund des ausgewählten Datumbereichs und der Angabe von Vormittag/Nachmittag ja/nein im Kalender:
  4. Hier können der Absenzanfrage noch allfällige Bemerkungen für den Vorgesetzten hinzugefügt werden:

    Diese Bemerkungen werden in die Beschreibung der Activity-Aufgabe und in die Notizen des Ressourcenplanungstermins übernommen.
  5. Hier können der Absenzanfrage noch allfällige Dokumente für den Vorgesetzten hinzugefügt werden:

    Diese Dokumente werden in die Anhänge der Activity-Aufgabe übernommen.

Ist die Absenzanfrage komplett, kann diese gespeichert werden. Dadurch wird die Absenzanfrage übermittelt:

Dadurch wird der eingangs erklärte Workflow angestossen.

Öffnen einer bereits getätigten Absenzanfrage
Ist das Activity-Modul im Einsatz und mit der Absenzanfrage wurde auch eine Activity-Aufgabe erstellt, so öffnet sich die Detailansicht der Activity-Aufgabe (im Lesemodus):

Hier können der Vorgesetzte und der anfragende Mitarbeiter über die Kommentarfunktion miteinander kommunizieren.

Steckt hinter der Absenzanfrage keine Activity-Aufgabe, öffnet sich folgende Ansicht. Der entsprechende Datumsbereich ist rot markiert:

War dieser Beitrag hilfreich?
2 von 2 fanden dies hilfreich